物業(yè)入住期檔案的收集與整理
1. 物業(yè)入住期檔案收集的特點(diǎn)
。1)本階段的檔案資料收集來源于物業(yè)管理的服務(wù)對(duì)象即業(yè)主(或物業(yè)使用人);
。2)本階段的檔案收集范圍是物業(yè)業(yè)主(或物業(yè)使用人)的權(quán)屬檔案資料、個(gè)人資料等。因涉及業(yè)主(或物業(yè)使用人)的個(gè)人資料,其收集的范圍、使用范圍以及個(gè)人資料的管理等情況應(yīng)向業(yè)主明確說明并加強(qiáng)管理,避免出現(xiàn)因業(yè)主(或物業(yè)使用人)個(gè)人資料泄露導(dǎo)致的不必要的法律糾紛。
2. 物業(yè)入住期檔案收集的方式和程序
。1)設(shè)立檔案資料收集整理工作小組,由該工作小組專責(zé)進(jìn)行檔案資料的收集和整理;
。2)專責(zé)工作小組按照業(yè)主權(quán)屬資料、業(yè)主(或物業(yè)使用人)個(gè)人資料歸檔分組,并確定各自檔案資料的收集范圍、相關(guān)表格和收集程序。權(quán)屬資料一般包括房屋產(chǎn)權(quán)證、購房合同復(fù)印件等。個(gè)人資料一般包括身份證和戶口本復(fù)印件作為檔案資料保存。在檔案資料收集后,應(yīng)及時(shí)整理并歸檔。
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