物業(yè)管理檔案的保存與安全

　　（一）檔案保存

　　1.檔案的保存價值和保存期限

　　某個單份檔案文件的價值是不能孤立鑒定的，應(yīng)當(dāng)從相互關(guān)聯(lián)的一組檔案文件來綜合考慮檔案的保存價值和保存期限。例如，某物業(yè)在施工過程中有一份混凝土試塊檢測報告，單個來看也許并不顯得有多重要，但從施工過程中產(chǎn)生的一系列文件來考慮的話，這一組文件完整地反映了施工過程中的基本情況，即使是在該物業(yè)投入使用多年之后，仍然可以透過這一組文件獲得該物業(yè)在施工過程中的完整信息，因此，有必要將這份文件列入長期保存的檔案中。

　　各物業(yè)管理企業(yè)可結(jié)合自身實際情況和管理要求綜合確定有關(guān)檔案保存期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)。為便于把握，表12-2列出了某物業(yè)管理企業(yè)檔案的保存期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)。

　　2.檔案保存注意事項

　　某物業(yè)管理企業(yè)檔案保存期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)

　�。�1）物業(yè)承接查驗期和入住期收集整理的檔案資料屬于物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案，是物業(yè)管理檔案中最重要和基礎(chǔ)性的檔案，它的保存管理和安全十分重要。

　�。�2）房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的檢測、檢修與運行記錄檔案，在分析房屋主體安全、設(shè)備運行狀況和事故分析中有時起著十分關(guān)鍵性的作用，因此這類檔案的真實性和保存期限應(yīng)有明確規(guī)定，一般不能低于設(shè)備的使用年限的2倍。

　　（3）各類小型設(shè)備的運行和維護記錄檔案、環(huán)境與安全管理記錄檔案的數(shù)量較大，這部分檔案的保存期限較短。這類檔案應(yīng)有一個銷毀的管理方案和程序，以騰出空間，避免檔案室空間被無謂占用。