一、正確使用漢字

　　使用規(guī)范的漢字，是寫好應(yīng)用文書的基礎(chǔ)。

　　從正字法的角度而言，我們要注意做到下列幾點(diǎn)：

　�。�1）不要書寫錯(cuò)別字；

　�。�2）不要隨意生造簡(jiǎn)化字；

　　（3）不要書寫繁簡(jiǎn)夾雜的字。

　　二、準(zhǔn)確使用詞語

　　應(yīng)用文書在詞語的使用上應(yīng)當(dāng)力求準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、得當(dāng)，才能較好地傳遞信息，提高我們的辦事效率。

　　選用詞語要注意：第一，所選用的詞語不能是誤讀誤寫、以訛傳訛的錯(cuò)誤詞；第二，不能是被淘汰的等義詞（包括異體詞）；第三，不能是不規(guī)范的方言詞、外來詞或舊詞語等；第四，不能是濫用的簡(jiǎn)稱和生造詞。

　　三、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

　　標(biāo)點(diǎn)符號(hào)簡(jiǎn)稱標(biāo)點(diǎn)，是輔助文字記錄語言的符號(hào)，是現(xiàn)代書面語言的有機(jī)組成部分。

　　標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的作用，大體上有三個(gè)方面：第一，表示停頓；第二，表示語氣，標(biāo)明句子是陳述語氣、疑問語氣，還是感嘆語氣；第三，標(biāo)示句子中某些詞句的性質(zhì)。

　　國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法》中共有常用的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)十六種，分點(diǎn)號(hào)和標(biāo)號(hào)兩大類。點(diǎn)號(hào)七種，標(biāo)號(hào)九種。點(diǎn)號(hào)又分句中點(diǎn)號(hào)（逗號(hào)、頓號(hào)、分號(hào)和冒號(hào)四種）和句末點(diǎn)號(hào)（句號(hào)、問號(hào)和嘆號(hào)三種）。標(biāo)號(hào)包括引號(hào)、括號(hào)、破折號(hào)、省略號(hào)、著重號(hào)、連接號(hào)、間隔號(hào)、書名號(hào)和專名號(hào)。

　　四、表達(dá)要符合規(guī)范

　　所謂表達(dá)規(guī)范，就是指說話寫作要符合語法規(guī)范。常見的語法錯(cuò)誤有：

　　（1）搭配不當(dāng)詞語之間有一定的組合規(guī)律，違背這種規(guī)律就要犯搭配不當(dāng)?shù)腻e(cuò)誤。

　�。�2）成分殘缺有些病句結(jié)構(gòu)不完整或缺少必不可少的成分。

　�。�3）贅余有些病句是由于多余詞語造成的。

　�。�4）語序不當(dāng)有些病句是因詞語順序安排不當(dāng)，或者說詞語位置放得不對(duì)引起的。

　�。�5）雜糅有些病句把不同的說法硬糅在一起，造成結(jié)構(gòu)上的混亂。

　　（6）指代不明運(yùn)用代詞指代人或事物必須明確無誤，如果含混不清、出現(xiàn)歧義，就會(huì)犯指代不明的語法錯(cuò)誤。

　�。�7）虛詞使用不當(dāng)在使用虛詞時(shí)，常有濫用、漏用、誤用等語病，統(tǒng)稱為虛詞使用不當(dāng)。

　�。�8）數(shù)量表達(dá)不清有些病句是由于數(shù)量表達(dá)不清造成的。

　　五、表達(dá)要符合邏輯

　　應(yīng)用文書的寫作在內(nèi)容、結(jié)構(gòu)上要注意邏輯聯(lián)系，不能自相矛盾，前后抵觸。從文章全局來說，作者提出問題、分析問題和解決問題，要符合客觀事物的規(guī)律，符合人們對(duì)客觀事物認(rèn)識(shí)的程序，使人們的邏輯程序和認(rèn)識(shí)程序統(tǒng)一起來，全篇形成一個(gè)邏輯整體；從局部來說，對(duì)于某一問題的分析，某一現(xiàn)象的解釋，要體現(xiàn)出較為完整的概念、判斷、推理的過程。

　　論證是用論據(jù)證明論點(diǎn)的方法和過程，是應(yīng)用文書中普遍運(yùn)用的方法。要使論證嚴(yán)密，富有邏輯性，必須做到：（1）概念判斷準(zhǔn)確，這是邏輯推理的前提；（2）要有層次、有條理地闡明對(duì)客觀事物的認(rèn)識(shí)過程；（3）要以論為綱，虛實(shí)結(jié)合，反映出從“實(shí)”到“虛”，從“事”到“理”，即由感性認(rèn)識(shí)上升到理性認(rèn)識(shí)的飛躍過程。

　　六、相關(guān)術(shù)語

　　內(nèi)行文：僅限在獨(dú)立的組織中傳達(dá)的文書；

　　外行文：可在組織外傳遞的文書；

　　前行文：在事情發(fā)生前制作的文書；

　　后行文：在事情發(fā)生后制作的文書；

　　上行文：屬內(nèi)行文，且是向上級(jí)報(bào)送的文書；

　　下行文：屬內(nèi)行文，且是向下級(jí)發(fā)送的文書；

　　平行文：在各獨(dú)立組織之間傳遞的文書。