一、信息系統(tǒng)項(xiàng)目投標(biāo)概述

　　企業(yè)針對(duì)某個(gè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的投標(biāo)過(guò)程，是一個(gè)典型的項(xiàng)目過(guò)程。本文探討了如何將項(xiàng)目管理的知識(shí)有效應(yīng)用在這一過(guò)程中，如何對(duì)這一過(guò)程進(jìn)行規(guī)范化管理，從而提高投標(biāo)的成功率。

　　信息系統(tǒng)項(xiàng)目的投標(biāo)過(guò)程，是指從購(gòu)買(mǎi)標(biāo)書(shū)開(kāi)始，到投標(biāo)為止的這一段過(guò)程，它是一個(gè)典型的項(xiàng)目過(guò)程，具有項(xiàng)目的幾個(gè)重要特征：

　　1.臨時(shí)性：投標(biāo)具有一個(gè)明確的開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。

　　2.獨(dú)特性：每個(gè)投標(biāo)項(xiàng)目都是獨(dú)一無(wú)二的，業(yè)主，需求，標(biāo)的都不一樣，因此整個(gè)投標(biāo)過(guò)程及其輸出都不一樣。

　　3.漸進(jìn)明細(xì)：從拿到招標(biāo)書(shū)開(kāi)始，到最后撰寫(xiě)完投標(biāo)書(shū)，從對(duì)業(yè)主需求的理解，功能的設(shè)計(jì)，產(chǎn)品的配置都是一個(gè)漸進(jìn)明細(xì)的過(guò)程。

　　相對(duì)于其它類(lèi)型的項(xiàng)目，投標(biāo)項(xiàng)目也具有幾個(gè)重要特點(diǎn)：

　　1.時(shí)間較短：一般一個(gè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目投標(biāo)的時(shí)間在三個(gè)星期到兩個(gè)月左右，視項(xiàng)目的大小而定。

　　2.時(shí)間截止點(diǎn)明確：投標(biāo)的截止日期一般非常明確，投標(biāo)項(xiàng)目不會(huì)產(chǎn)生工期拖延。

　　3.項(xiàng)目輸出產(chǎn)品為投標(biāo)書(shū)，有時(shí)還有原型系統(tǒng)。不會(huì)產(chǎn)生后續(xù)的服務(wù)。

　　4.需求比較固定，變更較少。

　　投標(biāo)項(xiàng)目由于有以上特點(diǎn)，它的項(xiàng)目成本一般較低，并且容易控制，因此更注重時(shí)間及質(zhì)量的控制。

　　二、投標(biāo)項(xiàng)目管理七個(gè)關(guān)注重點(diǎn)

　　對(duì)于現(xiàn)在許多軟件公司，投標(biāo)是獲得項(xiàng)目的主要途徑。信息系統(tǒng)投標(biāo)項(xiàng)目雖然時(shí)間短，但工作繁雜，競(jìng)爭(zhēng)性強(qiáng)，對(duì)質(zhì)量要求極高。并且中標(biāo)與否關(guān)系到企業(yè)的利潤(rùn)得失，同時(shí)投標(biāo)文件也是中標(biāo)后開(kāi)展項(xiàng)目的基礎(chǔ)，具有法律效力，因此企業(yè)一般都非常重視。但如果要保證每次投標(biāo)都有好的，穩(wěn)定的輸出成果，贏(yíng)得標(biāo)的，從而幫助企業(yè)不斷成長(zhǎng)，就必須對(duì)投標(biāo)過(guò)程進(jìn)行規(guī)范管理。我們把每次投標(biāo)過(guò)程當(dāng)成一個(gè)獨(dú)立項(xiàng)目，引入項(xiàng)目管理的知識(shí)來(lái)規(guī)范投標(biāo)過(guò)程，可望獲得較好的效果。

　　一個(gè)投標(biāo)項(xiàng)目管理重點(diǎn)包括七個(gè)部分的管理：項(xiàng)目集成管理，項(xiàng)目范圍管理，項(xiàng)目時(shí)間管理，項(xiàng)目質(zhì)量管理，項(xiàng)目人力資源管理，項(xiàng)目溝通管理，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理。

　　2.1.項(xiàng)目集成管理

　　項(xiàng)目集成管理是對(duì)投標(biāo)項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行統(tǒng)一，協(xié)調(diào)，平衡的處理，它是投標(biāo)過(guò)程中一項(xiàng)綜合性和全局性的工作，從投標(biāo)開(kāi)始貫穿到投標(biāo)結(jié)束。俗話(huà)說(shuō)：“上面千條線(xiàn)，下面一根針”，投標(biāo)工作千頭萬(wàn)緒，項(xiàng)目集成管理就是下面的這一根針，而項(xiàng)目經(jīng)理就是拿針的人。在投標(biāo)項(xiàng)目中，應(yīng)主要關(guān)注以下幾個(gè)方面的平衡與集成：

　�。�1）客戶(hù)需求與投標(biāo)方案的集成與平衡。

　　客戶(hù)的需求一般體現(xiàn)在招標(biāo)書(shū)里，如何集成現(xiàn)有的軟件，硬件，并提供訂制開(kāi)發(fā)服務(wù)來(lái)制作方案，滿(mǎn)足客戶(hù)需求，這是項(xiàng)目經(jīng)理要首先思考的問(wèn)題。

　�。�2）客戶(hù)預(yù)算與成本，利潤(rùn)的集成與平衡。

　　客戶(hù)對(duì)于項(xiàng)目一般有個(gè)整體預(yù)算，這個(gè)預(yù)算一般體現(xiàn)在項(xiàng)目投標(biāo)的最高報(bào)價(jià)上。項(xiàng)目經(jīng)理要思考如何在這個(gè)價(jià)格內(nèi)為客戶(hù)配制相應(yīng)的軟件，硬件及服務(wù)，同時(shí)預(yù)留足夠的利潤(rùn)以便于中標(biāo)后項(xiàng)目的開(kāi)展。

　　（3）項(xiàng)目不同專(zhuān)業(yè)和部門(mén)的集成。

　　一個(gè)投標(biāo)項(xiàng)目根據(jù)需求需要組織各方面的人才，商務(wù)，軟件，硬件，采購(gòu)，業(yè)務(wù)專(zhuān)家，甚至還有外腦。項(xiàng)目經(jīng)理需要思考要組織哪些人，及如何找到并管理這些人。

　　（4）公司與供應(yīng)商的集成。

　　一般一個(gè)大型的信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目需要集成各方面的產(chǎn)品，投標(biāo)公司除了提供自有產(chǎn)品外，還要組織各類(lèi)供應(yīng)商的產(chǎn)品來(lái)共同投標(biāo)。項(xiàng)目經(jīng)理要思考哪些產(chǎn)品自己可以提供，哪些產(chǎn)品需要外購(gòu)，及找哪些供應(yīng)商外購(gòu)。

　�。�5）項(xiàng)目工作與日常運(yùn)作的集成。

　　一個(gè)投標(biāo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員來(lái)自各個(gè)職能部門(mén)，他們除完成投標(biāo)工作以外，還要完成自己其它的本職工作。如何處理項(xiàng)目工作與本職工作的矛盾，項(xiàng)目經(jīng)理與職能經(jīng)理之間的矛盾，項(xiàng)目時(shí)間與日常時(shí)間的分配，都是項(xiàng)目經(jīng)理需要解決的問(wèn)題。

　�。�6）項(xiàng)目工期與質(zhì)量的平衡。

　　投標(biāo)項(xiàng)目一般工作量大，時(shí)間短，并且競(jìng)爭(zhēng)性強(qiáng)。如何在短時(shí)間內(nèi)拿出一個(gè)可以?xún)?yōu)于別人的方案，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理是個(gè)挑戰(zhàn)。

　�。�7）技術(shù)，商務(wù)及報(bào)價(jià)的平衡。

　　現(xiàn)在評(píng)標(biāo)都是從技術(shù)，商務(wù)及報(bào)價(jià)三個(gè)方面對(duì)標(biāo)書(shū)進(jìn)行評(píng)判并進(jìn)行分別打分，從中選出優(yōu)勝者。這三個(gè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)在不同的標(biāo)中所占權(quán)重不一樣。項(xiàng)目經(jīng)理需要根據(jù)這個(gè)權(quán)重平衡投標(biāo)書(shū)的內(nèi)容，從而有效的突出自己的優(yōu)勢(shì)，規(guī)避自己的劣勢(shì)，獲取最終的勝利。

　　2.2.項(xiàng)目范圍管理

　　項(xiàng)目范圍即項(xiàng)目的工作范圍，是指項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)為了保證投標(biāo)勝出所要做的全部工作。它以一個(gè)框架的方式指明了團(tuán)隊(duì)需要做的工作，是團(tuán)隊(duì)分工合作及管理的基礎(chǔ)。對(duì)于投標(biāo)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，由于需求相對(duì)穩(wěn)定，因此項(xiàng)目范圍可以相對(duì)固定，變更較少。一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)投標(biāo)項(xiàng)目根據(jù)標(biāo)書(shū)要求，它的工作范圍主要包括以下八大項(xiàng)：

　�。�1）技術(shù)文件編寫(xiě)

　�。�2）商務(wù)文件編寫(xiě)

　�。�3）報(bào)價(jià)文件編寫(xiě)

　�。�4）原型系統(tǒng)制作

　�。�5）標(biāo)書(shū)審核

　�。�6）標(biāo)書(shū)裝訂

　�。�7）講標(biāo)預(yù)演

　�。�8）商務(wù)進(jìn)程項(xiàng)目范圍管理工作最重要的輸出就是工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。

　　制作WBS時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理只需規(guī)劃出第一層及第二層結(jié)構(gòu)，余下部分可由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員完成。并且在這個(gè)時(shí)候，暫不用關(guān)注人員分工及時(shí)間安排。

　　2.3.項(xiàng)目時(shí)間管理項(xiàng)目時(shí)間管理就是要保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在投標(biāo)截止日之前準(zhǔn)備好投標(biāo)所需的全部資料。對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目截止日是非常明確并且不容更改的，因此項(xiàng)目經(jīng)理需要綜合協(xié)調(diào)各種活動(dòng)，保證按期交出合格的產(chǎn)品。

　　項(xiàng)目時(shí)間管理是在WBS的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。主要過(guò)程包括：（1）活動(dòng)排序：確定各個(gè)活動(dòng)之間的依附及先后關(guān)系。

　�。�2）活動(dòng)資源估算：估計(jì)完成各種計(jì)劃活動(dòng)所需的資源及資源數(shù)量。

　�。�3）活動(dòng)工期估算：估算完成各個(gè)活動(dòng)所需的工作時(shí)間。

　　（4）制訂進(jìn)度表：分析活動(dòng)的順序、活動(dòng)工期和資源需求，創(chuàng)建項(xiàng)目時(shí)間表。

　�。�5）進(jìn)度控制：對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)程的控制。

　　在制訂項(xiàng)目時(shí)間時(shí)，一般要注意以下三點(diǎn)：

　　（1）由于項(xiàng)目截止日固定，因此一般使用倒推法確定每個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的工期。

　�。�2）使用倒推法確定每個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的工期后，讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員自己確定工作時(shí)間。

　　（3）在每個(gè)質(zhì)量審核點(diǎn)預(yù)留一定的修正時(shí)間。

　　2.4.項(xiàng)目質(zhì)量管理投標(biāo)項(xiàng)目的主要輸出是文檔，對(duì)文檔的質(zhì)量管理沒(méi)有一個(gè)客觀(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，更多依賴(lài)的是項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。即便如此，我們還是可以從以下四個(gè)層次來(lái)對(duì)投標(biāo)文檔進(jìn)行質(zhì)量管理。

　�。�1）層次1：投標(biāo)文件是否響應(yīng)了的招標(biāo)文件所要求的必須響應(yīng)關(guān)鍵點(diǎn)。這是最基本的要求。因?yàn)樵谡袠?biāo)文件中一般對(duì)這些響應(yīng)點(diǎn)進(jìn)行了打星號(hào)處理，不響應(yīng)即做為廢標(biāo)。因此質(zhì)量管理首先要從這此關(guān)鍵點(diǎn)入手，一般可以通過(guò)制訂一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)檢查清單來(lái)進(jìn)行檢查。

　　（2）層次2：文檔是否完整，包含了招標(biāo)書(shū)要求的全部文件。

　　（3）層次3：文檔撰寫(xiě)是否規(guī)范，無(wú)語(yǔ)法錯(cuò)誤及錯(cuò)別字，前后響應(yīng)一致。

　　（4）層次4：系統(tǒng)規(guī)劃是否完整，條理清晰，撰寫(xiě)是否細(xì)致，專(zhuān)業(yè)，圓滿(mǎn)地響應(yīng)了客戶(hù)的需求。

　　層次1到層次3可由普通員工進(jìn)行質(zhì)量管理，層次4更多依賴(lài)經(jīng)驗(yàn)及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，可由較高層次的員工或外腦進(jìn)行質(zhì)量管理。

　　2.5.項(xiàng)目人力資源管理項(xiàng)目人力資源管理包括人力資源規(guī)劃，人員招募，團(tuán)隊(duì)建設(shè)，團(tuán)隊(duì)管理四個(gè)過(guò)程。

　�。�1）人力資源規(guī)劃：項(xiàng)目經(jīng)理需要根據(jù)標(biāo)書(shū)要求規(guī)劃出需要哪些角色參與到項(xiàng)目中來(lái)，比如說(shuō)文檔工程師，業(yè)務(wù)專(zhuān)家，采購(gòu)人員，美工等等。

　�。�2）人員招募：規(guī)劃出所需的人力資源后，項(xiàng)目經(jīng)理就要負(fù)責(zé)組織這些資源，如跟職能經(jīng)理協(xié)商抽調(diào)人員，去公司外尋找專(zhuān)家等等。這些需要項(xiàng)目經(jīng)理有很強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力。

　�。�3）團(tuán)隊(duì)建設(shè)：培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)成員的能力以及促進(jìn)成員之間的溝通交流，以提高項(xiàng)目績(jī)效。

　　（4）團(tuán)隊(duì)管理：跟蹤團(tuán)隊(duì)成員的績(jī)效，提供反饋，解決問(wèn)題，協(xié)調(diào)變更事宜以提高項(xiàng)目績(jī)效。

　　2.6.項(xiàng)目溝通管理在項(xiàng)目投標(biāo)過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)外需要和業(yè)主，供應(yīng)商進(jìn)行溝通，對(duì)內(nèi)需要和高層管理者，職能經(jīng)理，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行溝通，團(tuán)隊(duì)成員之間也需要有效溝通。項(xiàng)目溝通管理主要分為以下幾個(gè)過(guò)程：（1）溝通規(guī)劃：根據(jù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的溝通需求規(guī)劃溝通方式。例如建立一個(gè)共享目錄來(lái)存放投標(biāo)項(xiàng)目文檔；確定項(xiàng)目文件編寫(xiě)的簽入簽出規(guī)則；采用郵件還是BBS來(lái)進(jìn)行信息交流；項(xiàng)目會(huì)議的召開(kāi)方式等等。

　　（2）信息發(fā)布：將項(xiàng)目信息及時(shí)通過(guò)到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員。

　�。�3）績(jī)效報(bào)告：將當(dāng)前項(xiàng)目的進(jìn)展，狀態(tài)等信息及時(shí)報(bào)告給公司管理層。

　　（4）項(xiàng)目干系人管理：對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，公司管理層，業(yè)主，供應(yīng)商等項(xiàng)目干系人進(jìn)行溝通及管理。

　　在投標(biāo)過(guò)程中，與業(yè)主和供應(yīng)商進(jìn)行溝通時(shí)，要注意在一些關(guān)鍵事項(xiàng)上要采用正式的溝通方法，如備忘錄等。這些關(guān)鍵事項(xiàng)包括標(biāo)書(shū)變更，供應(yīng)商的報(bào)價(jià)等等。

　　2.7.項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理工作主要包括風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)劃，風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、分析及應(yīng)對(duì)，風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控三個(gè)過(guò)程。

　�。�1）風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)劃：決定如何進(jìn)行，規(guī)劃和實(shí)施項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)。

　　（2）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、分析及應(yīng)對(duì)：判斷會(huì)出現(xiàn)哪些風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)影響項(xiàng)目，這些風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的概率，影響程度及相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，并記錄下來(lái)。

　�。�3）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控：在整個(gè)投標(biāo)過(guò)程中，跟蹤已經(jīng)識(shí)別出來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，識(shí)別可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，并進(jìn)行有效應(yīng)對(duì)。

　　在投標(biāo)過(guò)程中，一般會(huì)存在以下幾個(gè)風(fēng)險(xiǎn)：

　�。�1）有些需求難以響應(yīng)，或者在現(xiàn)有的成本下難以響應(yīng)……

　�。�2）廢標(biāo)：常常是因?yàn)橛行╆P(guān)鍵點(diǎn)沒(méi)做響應(yīng)造成。

　�。�3）不能按規(guī)定投標(biāo)：通常因?yàn)橥稑?biāo)人不按時(shí)到達(dá)，沒(méi)帶身份證或一些關(guān)鍵文件造成的（4）中標(biāo)后不能按標(biāo)書(shū)承諾進(jìn)行服務(wù)：投標(biāo)文件一旦中標(biāo)，即具有法律效力。如果在投標(biāo)文件中出現(xiàn)胡亂承諾，報(bào)價(jià)過(guò)低等現(xiàn)象，常常會(huì)造成以后在項(xiàng)目實(shí)施中不能履行而承擔(dān)法律風(fēng)險(xiǎn)。

　　這些風(fēng)險(xiǎn)需要項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)具有相當(dāng)?shù)慕?jīng)驗(yàn)以進(jìn)行有效識(shí)別并盡早應(yīng)對(duì)。

　　三、投標(biāo)項(xiàng)目的項(xiàng)目生命周期投標(biāo)項(xiàng)目一般可以劃分為啟動(dòng)，計(jì)劃，實(shí)施，控制和收尾五大過(guò)程。

　　這五大過(guò)程的工作重點(diǎn)如下：

　　1.啟動(dòng)公司管理層確認(rèn)參與投標(biāo)并購(gòu)買(mǎi)標(biāo)書(shū)，并正式指定項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目需求確定項(xiàng)目成員。

　　2.計(jì)劃對(duì)項(xiàng)目工作范圍，工作時(shí)間，溝通方式，質(zhì)量管理，風(fēng)險(xiǎn)管理進(jìn)行詳細(xì)計(jì)劃。

　　3.實(shí)施項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)工作計(jì)劃各自有條不紊地開(kāi)展工作。

　　4.控制項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員根據(jù)計(jì)劃對(duì)質(zhì)量，時(shí)間，風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制。

　　5.收尾項(xiàng)目投標(biāo)結(jié)束后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并形成文檔，進(jìn)入公司知識(shí)庫(kù)，作為以后投標(biāo)的經(jīng)驗(yàn)積累。

　　信息系統(tǒng)的投標(biāo)過(guò)程是一個(gè)典型的項(xiàng)目過(guò)程，只有有效運(yùn)用了項(xiàng)目管理的知識(shí)框架來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目管理，才能保證投標(biāo)過(guò)程的可控，有效提高投標(biāo)的質(zhì)量及保證團(tuán)隊(duì)成員每次投標(biāo)發(fā)揮穩(wěn)定，進(jìn)而有效提高投標(biāo)的成功率。