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2013-10-15 13:41 【大 中 小】【打印】【我要糾錯】
《哈爾濱市職工檔案管理辦法》已經(jīng)2008年12月5日市人民政府第39次常務會議通過,現(xiàn)予發(fā)布,自2009年1月15日起施行。
二〇〇八年十二月十日第一條 為加強職工檔案管理,有效地保護和利用檔案,維護勞動者合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《哈爾濱市檔案管理條例》等有關(guān)規(guī)定,制定本辦法。
第二條 本市行政區(qū)域內(nèi)與機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位、個體經(jīng)濟組織、民辦非企業(yè)單位(以下簡稱用人單位)形成勞動關(guān)系的勞動者(以下簡稱職工)的檔案管理,適用本辦法。
第三條 本辦法由市檔案行政管理部門負責組織實施。
區(qū)、縣(市)檔案行政管理部門按照職責分工,負責轄區(qū)內(nèi)職工檔案的管理工作。
第四條 用人單位必須為職工建立個人檔案。
第五條 職工檔案由用人單位的人力資源職能機構(gòu)負責管理,用人單位不具備保管條件或者有下列情況之一的,用人單位或者職工應當將檔案委托給具備檔案保管資質(zhì)的中介機構(gòu)(以下簡稱檔案代管機構(gòu))代管:
。ㄒ唬┢飘a(chǎn)或轉(zhuǎn)制企業(yè)的失業(yè)人員;
。ǘ╇x職、辭職、開除、終止(解除)勞動關(guān)系的人員;
(三)自謀職業(yè)、自費出國人員、個體經(jīng)濟組織雇用人員、外企駐哈機構(gòu)的中方雇員;
。ㄋ模╈`活就業(yè)人員;
。ㄎ澹┢渌袡n案保管要求的用人單位或個人。
第六條 用人單位或者職工委托檔案代管機構(gòu)保管職工檔案,應當與檔案代管機構(gòu)簽訂委托協(xié)議書,明確雙方的權(quán)利、義務、違約責任等內(nèi)容,并向用人單位開具調(diào)檔函,轉(zhuǎn)移職工檔案。檔案代管機構(gòu)接到職工檔案后應當認真清查登記,確認無誤后方可歸檔。對轉(zhuǎn)來的檔案材料不齊全的,應當退用人單位補齊。
第七條 用人單位的人力資源職能機構(gòu)和檔案代管機構(gòu)(以下簡稱檔案管理機構(gòu))應當按規(guī)定辦理職工檔案登記,并指定專人、設立專庫(柜)管理職工檔案,確保職工檔案的完整、真實和安全。
檔案管理人員應當具備檔案和相關(guān)專業(yè)知識,并接受檔案行政管理部門的業(yè)務培訓。
第八條 用人單位的人力資源職能機構(gòu)應當履行下列保管職工檔案職責:
。ㄒ唬┦占⒄、立卷,保證職工檔案材料的完整齊全;
。ǘ┺k理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù);
(三)登記職工工作變動、簽訂勞動合同、辦理社會保險等情況;
(四)依法為有關(guān)部門提供職工情況;
(五)做好職工檔案的安全、保密和保護工作;
。┺k理其他涉及職工檔案的有關(guān)事項。
第九條 檔案代管機構(gòu)應當履行下列保管職工檔案職責:
(一)收集、記錄、鑒別、整理職工檔案材料;
。ǘ┺k理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù);
。ㄈ┳龊寐毠n案的安全、保密、保護工作;
。ㄋ模┺k理用人單位或者職工委托辦理的其他相關(guān)事項。
第十條 任何單位和個人不得涂改、偽造、擅自銷毀職工檔案,不得公布、泄露檔案內(nèi)容,不得私自保存他人檔案或利用職工檔案材料營私舞弊。
第十一條 立卷歸檔的材料應當經(jīng)過認真鑒別,做到材料真實、文字清晰、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)用人單位審查蓋章或本人簽字的,應當在蓋章或簽字后歸檔。
第十二條 檔案管理機構(gòu)向社會保險經(jīng)辦機構(gòu)移交退休職工檔案,移交雙方應當嚴格履行交接手續(xù),填寫移交清冊,同時移交職工檔案案卷目錄和電子檔案。
第十三條 檔案轉(zhuǎn)出單位和接收單位轉(zhuǎn)遞職工檔案,應當遵守下列規(guī)定:
(一)對轉(zhuǎn)出的職工檔案,必須按《職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的項目登記,并密封包裝;
。ǘ⿲D(zhuǎn)出的材料,不得扣留或分批轉(zhuǎn)出;
。ㄈ┙邮諉挝皇盏铰毠n案經(jīng)核對無誤后,應在回執(zhí)上簽名蓋章,并將回執(zhí)15日內(nèi)退回。轉(zhuǎn)出單位逾期未收到回執(zhí)的,應及時催問、追查;
(四)《職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》應在轉(zhuǎn)出單位保管滿20年以上,方可銷毀;
。ㄎ澹n案的轉(zhuǎn)遞必須通過機要部門或?qū)B毴藛T取送,不得交本人或其他人員攜帶。
第十四條 職工檔案出現(xiàn)丟失、損毀的,檔案管理機構(gòu)應當依據(jù)《哈爾濱市企業(yè)職工檔案丟失損毀補辦認定辦法》的規(guī)定,及時采取補救措施,履行補辦檔案義務,并向檔案行政管理部門報告。
第十五條 職工失蹤、死亡、上學、參軍、流動或者移居國外的,檔案由職工原所在用人單位保管,也可由檔案代管機構(gòu)代為保管。
第十六條 檔案管理機構(gòu)應建立健全職工檔案查閱、借閱工作制度,明確檔案查閱條件及利用范圍。
查閱、借閱檔案,應當遵守下列規(guī)定:
。ㄒ唬┞毠人查閱本人檔案,應當憑身份證;用人單位查閱職工檔案應當憑加蓋有用人單位公章的介紹信。查閱檔案應當申明查閱理由,由檔案管理機構(gòu)根據(jù)規(guī)定和需要提供檔案材料;
。ǘ⿲Ω呒墝I(yè)技術(shù)人員和涉及國家秘密的靈活就業(yè)人員檔案要嚴格保管,嚴格查閱手續(xù);
。ㄈ┏厥馇闆r外,檔案一般不借出查閱,必須借出查閱的應事先提交報告,說明理由,經(jīng)檔案管理機構(gòu)主管檔案工作的領導批準,嚴格履行登記手續(xù),并限期歸還;
。ㄋ模┎殚啓n案必須嚴格遵守查閱檔案規(guī)定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容;
(五)因工作需要從檔案中取證的,經(jīng)檔案管理機構(gòu)主管領導批準后,可以復制檔案的部分內(nèi)容。
第十七條 職工在勞動合同期限內(nèi)變動工作單位或者解除(終止)勞動合同的,用人單位應當在30個工作日內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的用人單位或者其戶籍所在地的檔案代管機構(gòu)。法律、法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定。
用人單位不得扣押職工檔案。
第十八條 用人單位無故扣留職工檔案,職工可以到所在地勞動、人事行政部門申請仲裁。
第十九條 違反本辦法規(guī)定有下列行為之一的,由檔案行政管理部門責令限期改正;逾期不改正的,對責任單位處以2000元以上5000元以下罰款;對個人處以200元以上500元以下罰款:
。ㄒ唬┪窗匆(guī)定為職工建立個人檔案的;
。ǘ┪窗匆(guī)定及時登記、整理、立卷和歸檔的;
。ㄈ┙栝喡毠n案未按規(guī)定及時歸還,且屢催不還的;
。ㄋ模┩扛摹⑷、抽取、撤換檔案材料的。
第二十條 違反本辦法規(guī)定有下列行為之一的,由檔案行政管理部門對責任單位處以1萬元以上2萬元以下罰款,對直接責任人員處以500元以上2000元以下罰款:
。ㄒ唬┥米蕴峁、復制、銷毀、公布檔案的;
。ǘ┩扛、丟失、損毀、偽造檔案或者泄露檔案內(nèi)容的;
。ㄈ┧阶员4嫠藱n案或利用職工檔案材料營私舞弊的;
。ㄋ模┞毠n案丟失、損毀后責任單位未采取補救措施或不履行補辦義務的;
。ㄎ澹┯萌藛挝粺o故扣留職工檔案的。
第二十一條 檔案保管人員直接或參與涂改、偽造職工檔案,騙取相關(guān)待遇,由相關(guān)部門撤銷其騙取的相關(guān)待遇;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責任。
第二十二條 本辦法自2009年1月15日起施行。
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