紙介質(zhì)檔案的檢索工具種類很多，物業(yè)管理檔案管理常用的檢索工具有：目錄、簿式索引、指南、卡片式檢索工具等。

1.常用檢索工具的編制方法

（1）分類卡片目錄

分類卡片目錄是根據(jù)檔案分類的邏輯關(guān)系建立的目錄體系。這類目錄的優(yōu)點是系統(tǒng)性、靈活性高，但難度較大，需要一定的時間。

（2）專題卡片目錄

專題卡片目錄是按某一特定的題目，將同一主題內(nèi)容或?qū)傩缘母黝愇墨I組合，以卡片形式提供檔案室某一專題檔案內(nèi)容。

（3）主題卡片目錄

主題卡片目錄是指以規(guī)范關(guān)鍵字、詞組織檔案相關(guān)內(nèi)容的索引系統(tǒng)。

（4）名稱索引

名稱索引是指以字母或其他文字排序方法的順序?qū)⑷�宗�?nèi)檔案文件所涉及的單位按名稱制作索引，以提供使用的索引編制方法。

2.檔案提供利用的方式

（1）檔案檢索的步驟和方式

檔案檢索的一般步驟和方法是：分析應(yīng)用需求，明確檢索范圍或根據(jù)索引的指引，查找到需要的檔案文件。

（2）檔案提供利用的方式

檔案提供利用的一般方式有：檔案室閱讀，外借，制作副本，向查閱者提供檔案及檔案檢索專業(yè)知識與方法等。