建立跟蹤分析和會審制度
在與客戶溝通的過程中，要形成完整的溝通記錄，包括時間、地點、溝通人員、事件和處理結果等。在每次溝通完成之后要按照客戶不同類型分門別類地建立客戶檔案；實施跟蹤分析和會審制度，評估客戶溝通工作的效果；檢討物業(yè)管理工作和客戶溝通存在的問題，適時采取相應措施，提升管理服務水平。
建立定期客戶溝通制度
物業(yè)管理應區(qū)分不同溝通對象進行分析研究，針對客戶特點和要求，定期走訪客戶，與客戶進行溝通，全面了解和掌握客戶需求，不斷改進管理服務工作。與建設單位的溝通主要集中在前期物業(yè)管理階段，重點是物業(yè)資料的移交和工程遺留問題的處理。
引進先進技術和手段，加強客戶管理
客戶溝通是客戶管理的基礎性工作。有條件的物業(yè)管理企業(yè)要通過引進先進的客戶管理技術和手段，通過定量分析和定性分析相結合，將人工管理和技術管理相結合，建立行之有效的客戶溝通和客戶管理系統(tǒng)。
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