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構(gòu)造設(shè)計(jì)院基于項(xiàng)目管理的組織結(jié)構(gòu)

2010-05-27 11:15  中國(guó)工程管理網(wǎng)  【  【打印】【我要糾錯(cuò)】

  專業(yè)模式和綜合模式是設(shè)計(jì)院現(xiàn)行的兩種非彼即此的組織模式。實(shí)踐中,很多設(shè)計(jì)院從初期的專業(yè)模式變革到綜合模式,現(xiàn)在,又有很多設(shè)計(jì)院再次回到專業(yè)模式,同時(shí),還有為數(shù)眾多的設(shè)計(jì)院仍處于痛苦的兩難選擇之中。兩種組織模式分別存在嚴(yán)重的實(shí)踐缺陷,使設(shè)計(jì)院在兩種組織模式間搖擺,難以走出組織模式設(shè)計(jì)的困境。設(shè)計(jì)院只有完善項(xiàng)目管理,并在此基礎(chǔ)上構(gòu)造專業(yè)矩陣制結(jié)構(gòu)或超矩陣制組織結(jié)構(gòu),才能真正解決設(shè)計(jì)院在組織模式設(shè)計(jì)中遇到的問(wèn)題,步入設(shè)計(jì)院組織發(fā)展的良性軌道。

  一、設(shè)計(jì)院現(xiàn)行組織模式及其缺陷

  專業(yè)模式和綜合模式是設(shè)計(jì)院現(xiàn)行的兩種基本組織模式。本質(zhì)上,專業(yè)模式是直線職能制組織結(jié)構(gòu)在設(shè)計(jì)院的具體表現(xiàn),綜合模式是事業(yè)部制組織結(jié)構(gòu)在設(shè)計(jì)院的具體表現(xiàn)。

  在專業(yè)模式下,專業(yè)生產(chǎn)資源按專業(yè)集中配置在各個(gè)專業(yè)所(或?qū)I(yè)處),管理資源集中配置在院級(jí)職能部門(mén),由院級(jí)職能部門(mén)完成對(duì)所有項(xiàng)目的計(jì)劃管理——從編制生產(chǎn)計(jì)劃,到組織落實(shí)、專業(yè)協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查,由各專業(yè)所(或?qū)I(yè)處)按院生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃要求完成本專業(yè)的設(shè)計(jì)生產(chǎn)任務(wù);在綜合模式下,各專業(yè)生產(chǎn)資源按各業(yè)務(wù)需要,分散配置到不同的二級(jí)綜合院內(nèi),管理資源也根據(jù)各業(yè)務(wù)需要分散配置到二級(jí)綜合院中,由各二級(jí)綜合院負(fù)責(zé)本院內(nèi)所有項(xiàng)目的計(jì)劃管理,并由二級(jí)綜合院內(nèi)的各專業(yè)生產(chǎn)資源完成自身的項(xiàng)目生產(chǎn)任務(wù)。

  由于兩種組織模式在資源配置方式上的差異,導(dǎo)致這兩種組織模式優(yōu)缺點(diǎn)的差異。生產(chǎn)資源按專業(yè)集中配置,有利于形成各專業(yè)的規(guī)模經(jīng)濟(jì),各專業(yè)的生產(chǎn)能力較高;管理資源分散配置到各二級(jí)綜合院,從理論上說(shuō),就是對(duì)二級(jí)綜合院進(jìn)行管理分權(quán)和業(yè)務(wù)類型管理的專業(yè)化,即“管理分工”,如同“勞動(dòng)分工”可以提高勞動(dòng)效率的道理一樣,管理分工可以提高管理能力,使得設(shè)計(jì)院業(yè)務(wù)管理能力(包括經(jīng)營(yíng)能力和生產(chǎn)管理能力)較高。因此,對(duì)于一個(gè)既定的設(shè)計(jì)院而言,專業(yè)模式的優(yōu)點(diǎn)在于其較高的專業(yè)生產(chǎn)能力,缺點(diǎn)在于其較低的業(yè)務(wù)管理能力;綜合模式的優(yōu)缺點(diǎn)與專業(yè)模式相反:業(yè)務(wù)管理能力高而專業(yè)生產(chǎn)能力低。

  除此之外,兩種組織模式還分別存在各自的其它缺陷,尤其是綜合模式,對(duì)專業(yè)建設(shè)和技術(shù)進(jìn)步的破壞性很大,目前很多采取綜合模式的設(shè)計(jì)院,也已經(jīng)越來(lái)越明顯的感受到了這方面的問(wèn)題。

  二、項(xiàng)目管理是走出設(shè)計(jì)院組織模式困境的基礎(chǔ)

  從當(dāng)前設(shè)計(jì)院產(chǎn)能和組織效率不高角度看,兩種組織模式都不是很好的選擇。

  對(duì)設(shè)計(jì)院而言,實(shí)際生產(chǎn)能力受制于兩個(gè)因素:各專業(yè)生產(chǎn)能方和生產(chǎn)管理能力。如同“木桶原理”——木桶能裝的水取決于木桶最低一塊木板,設(shè)計(jì)院的實(shí)際生產(chǎn)能力取決于“產(chǎn)能”和“管能”中某個(gè)“短板”的水平。在專業(yè)模式和綜合模式中,“專業(yè)生產(chǎn)能力”和“生產(chǎn)管理能力”好似“蹺蹺板”,兩者呈現(xiàn)相互矛盾的反比例變化,結(jié)果無(wú)論采用哪種模式,始終都存在制約實(shí)際生產(chǎn)能力的“短板”,導(dǎo)致兩種組織模式都不能最大程度的發(fā)揮潛在生產(chǎn)能力,都存在產(chǎn)能低、效率差的問(wèn)題。

  必須改變現(xiàn)行的業(yè)務(wù)運(yùn)行方式,才能走出設(shè)計(jì)院組織模式的困境。集中計(jì)劃管理的業(yè)務(wù)運(yùn)行方式是當(dāng)前許多設(shè)計(jì)院普遍采用的業(yè)務(wù)管理方式——很多設(shè)計(jì)院雖然引入了項(xiàng)目管理,但由于完善程度不夠及組織環(huán)境的支撐性不強(qiáng),導(dǎo)致業(yè)務(wù)管理方式的實(shí)際轉(zhuǎn)變不大,最多不過(guò)是“以項(xiàng)目為對(duì)象”的集中計(jì)劃管理而已。該管理模式主要是通過(guò)常規(guī)組織體系的行政指揮系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的,而、旦通過(guò)常規(guī)組織體系的行政指揮系統(tǒng)完成業(yè)務(wù),則整個(gè)業(yè)務(wù)運(yùn)行的實(shí)現(xiàn)過(guò)程必然需要行政權(quán)力作為保障,而一旦如此,則必然導(dǎo)致設(shè)計(jì)院在組織模式上出現(xiàn)困境:采用綜合模式時(shí),各個(gè)二級(jí)綜合分院要想做到指揮有效,必然要求將其所需要的生產(chǎn)資源(專業(yè)設(shè)計(jì)生產(chǎn)人員)納入其行政指揮系統(tǒng)內(nèi),即將生產(chǎn)資源分散配置到各個(gè)二級(jí)綜合分院,于是專業(yè)生產(chǎn)規(guī)模經(jīng)濟(jì)必然被破壞;若采用專業(yè)模式,生產(chǎn)管理就必然只能由院集中進(jìn)行,而不可能進(jìn)行管理分權(quán)化,于是業(yè)務(wù)管理能力必然下降。

  項(xiàng)目管理的業(yè)務(wù)運(yùn)行方式不需要大量借助常規(guī)組織的行政指揮系統(tǒng),而是在項(xiàng)目管理制度制約下,通過(guò)項(xiàng)目部和內(nèi)部各業(yè)務(wù)單位之間的商務(wù)關(guān)系完成項(xiàng)目生產(chǎn)工作。

  三、建立專業(yè)矩陣制結(jié)構(gòu)和超矩陣制組織結(jié)構(gòu)

  項(xiàng)目管理的良好運(yùn)行離不開(kāi)所在的組織環(huán)境——組織結(jié)構(gòu)、收入分配和業(yè)績(jī)考評(píng)體系等,為此,設(shè)計(jì)院需要對(duì)整體的組織結(jié)構(gòu)和相關(guān)制度進(jìn)行變革。

  根據(jù)上海復(fù)斯管理咨詢公司的研究,業(yè)務(wù)類型單一的小型設(shè)計(jì)院和業(yè)務(wù)類型多元的大型設(shè)計(jì)院,在組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)上有不同的取向;對(duì)于業(yè)務(wù)類型單一的小型設(shè)計(jì)院,應(yīng)建立專業(yè)矩陣制結(jié)構(gòu),即在專業(yè)模式基礎(chǔ)上建立專業(yè)項(xiàng)目管理部門(mén),完善業(yè)務(wù)管理部門(mén)不夠?qū)I(yè)化的現(xiàn)行矩陣制結(jié)構(gòu)。這種模式的組織結(jié)構(gòu)是由專業(yè)所(室或處)加院專業(yè)項(xiàng)目管理部門(mén)組成。在對(duì)院業(yè)務(wù)管理部門(mén)進(jìn)行整合和專業(yè)化設(shè)置時(shí),應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目管理的成熟程度和院業(yè)務(wù)量的大小,掌握專業(yè)化的精度,合理設(shè)置項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)部門(mén)、項(xiàng)目管理部門(mén)和各類項(xiàng)目控制部門(mén)等。

  對(duì)于業(yè)務(wù)類型多元的大型設(shè)計(jì)院,如鐵道部的四個(gè)大型設(shè)計(jì)院,人數(shù)都在三干人以上,業(yè)務(wù)類型涉及傳統(tǒng)的鐵路設(shè)計(jì)和新發(fā)展起來(lái)的城市軌道交通設(shè)計(jì)和公路設(shè)計(jì)等。這樣的設(shè)計(jì)院適合構(gòu)造“超矩陣制”組織結(jié)構(gòu)。超矩陣組織結(jié)構(gòu)是上海復(fù)斯管理咨詢公司為大型設(shè)計(jì)院管理咨詢過(guò)程中創(chuàng)新出來(lái)的,整體構(gòu)架由“專業(yè)所(處)+業(yè)務(wù)管理單元+院職能管理部門(mén)”組成。業(yè)務(wù)管理單元可以繼續(xù)稱分院,但其資源構(gòu)成和功能不同于原綜合性分院。首先,它的資源構(gòu)成中不包括設(shè)計(jì)資源,所有的設(shè)計(jì)資源都集中配置專業(yè)所(處)中,所配置的全部是項(xiàng)目管理資源;其次,它的功能不包括設(shè)計(jì)生產(chǎn)功能,而僅是生產(chǎn)管理功能和部門(mén)經(jīng)營(yíng)管理功能。不同類型的業(yè)務(wù),由不同的業(yè)務(wù)管理單元指派項(xiàng)目經(jīng)理和設(shè)計(jì)經(jīng)理,并通過(guò)特定的資源提出和確認(rèn)程序,由院級(jí)管理部門(mén)負(fù)責(zé)落實(shí)完成項(xiàng)目部的組建;組建后的項(xiàng)目部(組),在相應(yīng)的業(yè)務(wù)管理單元的控制和協(xié)調(diào)下完成全部生產(chǎn)任務(wù);項(xiàng)目部(組)和業(yè)務(wù)管理單元協(xié)調(diào)失靈時(shí),由院級(jí)管理部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào),并依據(jù)最后的責(zé)任認(rèn)定裁決對(duì)相關(guān)部門(mén)的制度處罰。

  無(wú)論是建立專業(yè)矩陣制結(jié)構(gòu),還是構(gòu)造超矩陣組織結(jié)構(gòu);都需要同時(shí)在預(yù)算管理體系、業(yè)務(wù)管理制度、項(xiàng)目的收入分配制度和業(yè)績(jī)考評(píng)制度等方面上作出配套性的變革,以實(shí)現(xiàn)組織管理模式的整體變革,否則,結(jié)構(gòu)本身不過(guò)徒有形式而已。

  需要強(qiáng)調(diào)的是,項(xiàng)目管理是專業(yè)矩陣制結(jié)構(gòu)和超矩陣制結(jié)構(gòu)建立的基礎(chǔ),因此,在根本上需要設(shè)計(jì)院加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目管理的理解,完善項(xiàng)目管理體系的建設(shè),并在此基礎(chǔ)上,根據(jù)項(xiàng)目大小、難易等特點(diǎn),靈活選擇不同的項(xiàng)目部(組)組織形式,運(yùn)用不同的項(xiàng)目業(yè)務(wù)程序體系、項(xiàng)目專業(yè)職能管理與控制體系,和項(xiàng)目業(yè)績(jī)管理體系,以實(shí)現(xiàn)與項(xiàng)目特點(diǎn)的最佳匹配。

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