一、資料的收集：

　　1、設(shè)立檔案室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進手段，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對所有檔案進行嚴格管理。

　　2、資料的收集堅持內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容，在實際工作中從需要出發(fā)，擴大信息資料的來源渠道。從時間上講是指從規(guī)劃設(shè)計到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料；從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的方方面面，大到房屋本體、公共設(shè)施，小到一草一木都有詳細的資料收集。

　　二、資料分類整理：

　　收集后的所有信息，統(tǒng)一由檔案室集中整理。整理的重點是去偽存真，根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、表現(xiàn)形式等特點進行細分，做到條理清晰、分類合理。

　　三、資料歸檔管理：

　　1、歸檔就是按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進行科學(xué)地分類與保存。采用多種形式的文檔存儲方式，便于原始檔案的保存，如錄像帶、膠卷、照片、圖景等。檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)編號、造冊、編輯并分柜保存，運用計算機等先進的管理手段，盡可能地把各種形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存，便于查找和調(diào)用。

　　2、檔案的出室、入室都有嚴格的規(guī)定。出室必須由具備資格的人員經(jīng)登記后方可借出；入室時，須由專人進行檢查，如有破損，立即修復(fù)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任，檔案管理人員需要及時收回在外文件，嚴防文件的流失。

　　3、檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”，即防火、防潮、防霉變。

　　四、檔案的運用：

　　采用先進的檢索軟件，建立電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價值。

　　1、外部網(wǎng)：與公司總部、廣大業(yè)主以進外部相關(guān)聯(lián)單位進行聯(lián)網(wǎng)，所有管理資料如住戶資料、裝修資料、財務(wù)狀況等，隨時可以查閱調(diào)用，便于工作監(jiān)督、檢查和聯(lián)系。

　　2、內(nèi)部網(wǎng)：管理處內(nèi)部室聯(lián)網(wǎng)，運用現(xiàn)代化辦公手段和設(shè)施，對文件進行分級管理、分層使用。