鄂建[2002]21號(hào)

　　二00二年四月三十日

　　湖北省建設(shè)工程招投標(biāo)交易檔案管理辦法

　　第一條 為了加強(qiáng)和規(guī)范湖北省建設(shè)工程招投標(biāo)交易檔案管理工作，維護(hù)建設(shè)工程招投標(biāo)交易檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，充分發(fā)揮建設(shè)工程招投標(biāo)交易檔案在城市建設(shè)和管理中的作用，更好地服務(wù)于地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)招投標(biāo)法》《中華人民共和國(guó)保密法》《湖北省城市建設(shè)檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本省實(shí)際，制定本辦法。

　　第二條 本省行政區(qū)域內(nèi)進(jìn)入有形建筑市場(chǎng)進(jìn)行建設(shè)工程招標(biāo)投標(biāo)交易活動(dòng)的檔案管理均適用本辦法。

　　第三條 本辦法所稱建設(shè)工程招投標(biāo)交易檔案（以下簡(jiǎn)稱招投標(biāo)檔案）是指在建設(shè)工程招投標(biāo)交易活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、數(shù)字、符號(hào)、圖表、聲像等各種不同載體的原始記錄。

　　第四條 招投標(biāo)檔案是建設(shè)工程招投標(biāo)交易管理工作的真實(shí)記錄，是有形建筑市場(chǎng)建設(shè)和管理的重要依據(jù)。建設(shè)工程招投標(biāo)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)重視招投標(biāo)檔案工作，并責(zé)成工程所在地建設(shè)工程招投標(biāo)交易中心做好招投標(biāo)檔案的具體管理工作。

　　第五條 建設(shè)工程招投標(biāo)交易中心負(fù)責(zé)招投標(biāo)檔案管理工作，招標(biāo)人（招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)）或經(jīng)辦人負(fù)責(zé)招投標(biāo)檔案原始記錄的收集、整理和移交工作。

　　第六條 建設(shè)工程招投標(biāo)交易中心應(yīng)設(shè)置招投標(biāo)檔案室，配備檔案管理人員；負(fù)責(zé)招投標(biāo)檔案的立卷、歸檔、保管和利用工作。建立健全招投標(biāo)檔案管理制度，提供必要的條件，保證招投標(biāo)檔案管理工作正常開展。并依照有法律規(guī)章，維護(hù)招投標(biāo)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。

　　第七條 建設(shè)工程招投標(biāo)交易中心應(yīng)當(dāng)選配政治素質(zhì)高，保密意識(shí)強(qiáng)和具備專業(yè)知識(shí)的人員從事招投標(biāo)檔案工作，并保持相對(duì)穩(wěn)定。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守；遵守紀(jì)律。

　　第八條 建設(shè)工程招投標(biāo)交易中心檔案部門接收招標(biāo)人（招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)）或經(jīng)辦人移交的檔案資料后，應(yīng)及時(shí)登記，并認(rèn)真做好檔案資料的立卷、歸檔和集中管理工作。

　　第九條 招投標(biāo)檔案移交時(shí)必須齊全完善。整理規(guī)范。移交雙方嚴(yán)格履行交接手續(xù)。歸檔的建設(shè)工程招投標(biāo)交易檔案資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、圖形清晰、字跡工整，技術(shù)整理符合省城建檔案業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

　　第十條 招投標(biāo)檔案管理人員應(yīng)遵守國(guó)家《保密法》，合理劃分招投標(biāo)檔案密級(jí)和保管期限。原則上一般工程招投標(biāo)檔案應(yīng)保存五年，重大工程項(xiàng)目招投標(biāo)檔案應(yīng)保存五至十年，投標(biāo)文件副本可保存半年至一年時(shí)間。

　　第十一條 招投標(biāo)檔案內(nèi)容包括；

　　一、建設(shè)工程項(xiàng)目報(bào)建表（附立項(xiàng)批文復(fù)印件）

　　二、招標(biāo)條件備案表

　　1、 建設(shè)規(guī)劃許可證復(fù)印件

　　2、建設(shè)規(guī)劃用地許可證復(fù)印件

　　3、建設(shè)單位資金證明文件

　　4、建設(shè)單位法人資格證明文件（復(fù)印件）及法定代表人的任命文件（復(fù)印件）

　　5、預(yù)算編制單位的資質(zhì)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照及編制人員的證件（復(fù)印件）

　　6、自行招行相關(guān)人員的職稱證件（復(fù)印件）

　　7、招標(biāo)代理合同備案（副本）

　　三、招標(biāo)文件

　　四、招標(biāo)公告

　　五、投標(biāo)人報(bào)名登記表及確定投標(biāo)人入圍名單

　　六、資格預(yù)審文件

　　1、報(bào)名企業(yè)資審簽到表

　　2、招標(biāo)人資審意見表

　　3、資格預(yù)審合格通知書

　　4、投標(biāo)人申請(qǐng)書

　　5、投標(biāo)邀請(qǐng)書

　　七、招標(biāo)文件的發(fā)放、澄清、修改、答疑資料

　　1、投標(biāo)人簽到表

　　2、招標(biāo)文件簽收表

　　3、投標(biāo)答疑紀(jì)要

　　4、答疑紀(jì)要簽收表

　　八、投標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)資料

　　1、投標(biāo)文件送達(dá)簽到表

　　2、投標(biāo)人開標(biāo)簽到表

　　3、標(biāo)底

　　4、開標(biāo)議程

　　5、唱標(biāo)記錄

　　6、投標(biāo)文件密封檢驗(yàn)表

　　7、投標(biāo)人法定代表人授權(quán)委托書原件

　　8、評(píng)委抽簽記錄

　　9、評(píng)委簽到表

　　10、評(píng)委評(píng)分表

　　11、評(píng)委評(píng)分匯總表

　　12、招標(biāo)評(píng)標(biāo)報(bào)告

　　13、招標(biāo)投標(biāo)書面申請(qǐng)報(bào)告

　　14、中標(biāo)通知書

　　九、建設(shè)工程施工合同

　　十、中標(biāo)人的投標(biāo)文件副本

　　第十二條 建設(shè)工程招標(biāo)投標(biāo)交易活動(dòng)結(jié)束后，招標(biāo)人應(yīng)于建設(shè)工程中標(biāo)通知書簽發(fā)之日起十五日內(nèi)將招投標(biāo)情況書面報(bào)告報(bào)建設(shè)工程招投標(biāo)管理機(jī)構(gòu)備案。訂立建設(shè)工程施工（勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理）合同后七日內(nèi)報(bào)建設(shè)工程招投標(biāo)管理機(jī)構(gòu)備案。

　　第十三條 檔案室的建設(shè)應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家頒發(fā)的《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》和《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》的要求，應(yīng)當(dāng)具有防盜、防火、防光、防塵、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全設(shè)施，不得在危房和不安全的環(huán)境中保管檔案。對(duì)破損、霉變、散失的檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取修補(bǔ)、復(fù)制、收集等補(bǔ)救措施，確保檔案的安全與完整。

　　第十四條 招投標(biāo)檔案管理有關(guān)人員離開工作崗位前，應(yīng)清理有關(guān)工程檔案資料及時(shí)整理歸檔；不得擅自處理或帶走。禁止任何單位和個(gè)人倒賣、涂改、偽造招投標(biāo)檔案。

　　第十五條 銷毀招投標(biāo)檔案必須編目造冊(cè)，并依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)規(guī)定程序監(jiān)督銷毀。

　　第十六條 利用招投標(biāo)檔案應(yīng)按《招標(biāo)投標(biāo)法》、《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。建設(shè)工程招投標(biāo)交易中心檔案部門提供檔案利用，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在檔案閱覽室進(jìn)行；如未設(shè)檔案閱覽室的單位；亦要在指定的地方進(jìn)行閱讀，借閱期間，檔案管理員必須在場(chǎng)，招投標(biāo)檔案原則上不得外借。

　　第十七條 招投標(biāo)人未按第十二條規(guī)定向招投標(biāo)管理機(jī)構(gòu)辦理招投標(biāo)書面報(bào)告?zhèn)浒甘掷m(xù)的，按《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》和建設(shè)部89號(hào)令有關(guān)規(guī)定予以處罰。

　　第十八條 建設(shè)工程招投標(biāo)交易中心工作人員及檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行職責(zé)，對(duì)徇私舞弊、玩耍職守的，由各級(jí)建設(shè)行政主管部門責(zé)令限期改正；情節(jié)惡劣的對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員給予行政處分；

　　第十九條 建設(shè)工程招投標(biāo)交易中心應(yīng)將紙質(zhì)文件資料歸檔同推行辦公自動(dòng)化工作結(jié)合起來，在加強(qiáng)招投標(biāo)紙質(zhì)文檔管理的基礎(chǔ)上，開展對(duì)電于文檔的管理；實(shí)現(xiàn)以計(jì)算機(jī)為中心，紙質(zhì)、光盤兩種介質(zhì)并存。兩種介質(zhì)可以轉(zhuǎn)換，作用各有側(cè)重的復(fù)合文檔管理模式。

　　第二十條 本辦法由省建設(shè)廳負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十一條 本辦法自公布之日起施行。