周例會(huì)是項(xiàng)目參與各方在項(xiàng)目實(shí)施過程中進(jìn)行例行溝通的重要手段，只有充分認(rèn)識(shí)到周例會(huì)的作用與形式，明確流程并嚴(yán)格執(zhí)行，才能提高周例會(huì)的效率與質(zhì)量。

　　在IT項(xiàng)目的周例會(huì)上，我們可能會(huì)或多或少的遇到以下描述的場(chǎng)景：

　　1、原定1個(gè)小時(shí)的周例會(huì)，結(jié)果開到4個(gè)小時(shí)還沒有結(jié)束；

　　2、例會(huì)上只有領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)言，其他人都在聽。會(huì)議結(jié)束后，發(fā)現(xiàn)本子上記滿了領(lǐng)導(dǎo)的講話內(nèi)容，根本沒有涉及項(xiàng)目中的問題；

　　3、周例會(huì)上甲方的一個(gè)小組長(zhǎng)與乙方的一個(gè)小組長(zhǎng)開始了口若懸河的辯論賽，其他的參加人員，不是觀眾就是評(píng)委，一片熱火朝天、欣欣向榮的景象；

　　4、周例會(huì)上有人在練三心二意功法：耳朵在聽別人發(fā)言、眼睛看著筆記本的屏幕、心里想著今天的晚餐，其間還要收發(fā)一兩條短消息，與臨座位的與會(huì)者交頭接耳。

　　5、開了兩個(gè)小時(shí)的周例會(huì)，大家都已經(jīng)說得口干舌燥，卻仍然不能得到一個(gè)結(jié)果。

　　6、定在9點(diǎn)鐘開始的例會(huì)，到了9點(diǎn)半時(shí)，人員還沒有到齊，實(shí)際開會(huì)時(shí)間總會(huì)比預(yù)定時(shí)間晚上半個(gè)小時(shí)；

　　7、周例會(huì)開完了，沒有參加的人需要四處去詢問開會(huì)人，“我說哥們，這周例會(huì)都講了些什么？”，結(jié)果是問一個(gè)人回答一個(gè)版本。

　　8、周例會(huì)上，針對(duì)技術(shù)架構(gòu)是采用實(shí)時(shí)接口還是非實(shí)時(shí)接口，進(jìn)行SWOT討論，懂技術(shù)的人聽得津津有味，不懂技術(shù)的人如聽天書。

　　9、周例會(huì)開始后，無人發(fā)言，最后只好草草收?qǐng)觯�看起來�?xiàng)目進(jìn)展很順利，最后卻是難逃項(xiàng)目延期的命運(yùn)。

　　這些場(chǎng)景往往或促成我們對(duì)周例會(huì)機(jī)制的抱怨，或使參與者對(duì)周例會(huì)的內(nèi)容漠不關(guān)心，甚至懷疑周例會(huì)本身就是一個(gè)錯(cuò)誤。究其原因，還是周例會(huì)自身的定位與實(shí)現(xiàn)方式存在著認(rèn)識(shí)上的不足，下面將從周例會(huì)的作用、形式、流程上進(jìn)行說明，從而使更多的人了解周例會(huì)，盡可能的提高周例會(huì)的效率與質(zhì)量。

　　周例會(huì)的作用與形式

　　IT項(xiàng)目的周例會(huì)是項(xiàng)目管理與項(xiàng)目溝通的重要手段之一。假設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過程中，全體人員都有把握在即定的范圍、時(shí)間、成本之內(nèi)完成項(xiàng)目，而項(xiàng)目涉及的資源情況、外部相關(guān)環(huán)境、內(nèi)部環(huán)境都不發(fā)生變化，項(xiàng)目成員之間信息溝通順暢、理解一致的情況下，項(xiàng)目的周例會(huì)或許是沒有存在的必要性了�，F(xiàn)實(shí)卻是需要我們尊重這些假設(shè)，需要我們隨時(shí)的應(yīng)對(duì)當(dāng)這些假設(shè)不成立時(shí)引起的變更，IT項(xiàng)目的特點(diǎn)之一就是在變化中建設(shè)，在變化中更成熟。多數(shù)情況下，一期項(xiàng)目的結(jié)束，往往伴隨著下一期項(xiàng)目的開始。這與最近十幾年，信息產(chǎn)業(yè)日新月異的高速發(fā)展密不可分。

　　周例會(huì)是項(xiàng)目參與各方在項(xiàng)目實(shí)施過程中進(jìn)行例行溝通的重要手段。甲方、乙方、監(jiān)理方、相關(guān)利益方等通過周例會(huì)來交換彼此的問題、意見、可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)等，共同討論項(xiàng)目范圍、時(shí)間、成本的變化情況。周例會(huì)需要對(duì)每周的項(xiàng)目實(shí)施狀態(tài)進(jìn)行總結(jié)與分析，調(diào)整下一周的項(xiàng)目任務(wù)計(jì)劃，分析當(dāng)前的項(xiàng)目實(shí)施情況與項(xiàng)目的整體計(jì)劃安排之間的支撐關(guān)系，周例會(huì)需要明確反映、記錄項(xiàng)目各方對(duì)項(xiàng)目當(dāng)前狀態(tài)的意見與決策。

　　一般在項(xiàng)目初始階段，就需要在項(xiàng)目配置文件的溝通管理章節(jié)中對(duì)周例會(huì)進(jìn)行說明，主要有以下幾點(diǎn)內(nèi)容：周例會(huì)的召開時(shí)間、地點(diǎn)、主持人員、參與人員、周例會(huì)的介紹模板、會(huì)議紀(jì)要模板、會(huì)議紀(jì)要的審核流程、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)送人員列表、周例會(huì)過程簡(jiǎn)介、周例會(huì)基本要求、特殊情況處理等內(nèi)容。這種事先的約定，一旦得到了各方的認(rèn)可，就需要按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行，這是項(xiàng)目實(shí)施中的“法律”，是項(xiàng)目參與者的游戲規(guī)則。溝通管理是貫穿整個(gè)項(xiàng)目生命周期的，其中關(guān)于項(xiàng)目的周例會(huì)的相關(guān)規(guī)定，也會(huì)在項(xiàng)目的生命周期中進(jìn)行調(diào)整。無論如何調(diào)整周例會(huì)的規(guī)定，周例會(huì)應(yīng)該具有的元素都是必不可缺的。例如：會(huì)議紀(jì)要的審核流程可以增加或是簡(jiǎn)化環(huán)節(jié)，變更人員，調(diào)整審核的約定時(shí)間，審核的手段方式等，但審核本身是必要的，會(huì)議紀(jì)要一定需要各方的審核后，才是可以存檔與發(fā)布的版本。通過對(duì)這些要素的理解，制定嚴(yán)格的流程，才能減少或避免上述的一些不合適的場(chǎng)景的出現(xiàn)。