摘要：文章闡述了港口基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料搜集、積累的范圍和順序，以及方法與措施。

　　關(guān)鍵詞：文件材料；檔案；搜集；積累；措施；方法

　　基建文件材料是基建檔案的基礎(chǔ)，文件材料搜集、積累的好壞，直接影響著基建檔案的優(yōu)劣�；�建文件材料是基建檔案的前身，是基建文件材料的歸宿。

　　一、文件材料

　　文件材料是在科研、生產(chǎn)、建設(shè)等科技、生產(chǎn)活動(dòng)中直接形成的，以特定的形式固定在一定載體上的各種原始記錄。文件材料的定義包含了兩部分內(nèi)容，“文件”通常所指的是圖樣、文字材料等紙質(zhì)材料，而“材料”是指紙質(zhì)外的其他載體文件，如底片、照片、影片、軟盤、錄音錄像等材料。各種載體的文件都是一樣的，都是科技生產(chǎn)、建設(shè)活動(dòng)的記錄，只是制成材料不同而已。

　　二、文件材料搜集、積累的范圍及順序

　　根據(jù)工程的進(jìn)展情況可分為依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)材料及部分竣工材料及建設(shè)監(jiān)理材料等。

　　三、文件材料搜集、積累的方法與措施

　　按照基建工程程序，通過(guò)一定的方法、制度與工具，將基建工程中形成的文件材料搜集、積累、集中并妥善保管。這項(xiàng)工作貫穿在工程建設(shè)的自始至終，避免文件材料的紊亂、損壞、丟失，有利于維護(hù)文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有利于基建工程的利用，也為基建文件材料的整理、立卷、歸檔夯下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

　　（一）文件材料搜集、積累的方法

　　1、隨時(shí)隨地搜集、積累。由于基建工程施工管理繁雜、施工期長(zhǎng)、工種多，形成的文件材料也是多種多樣、多個(gè)渠道和多個(gè)環(huán)節(jié)。為把文件材料搜集、積累齊全、完整、準(zhǔn)確，這就要求工程管理人員，做到隨時(shí)隨地地搜集、積累已形成的文件材料，按形成的先后順序或相關(guān)聯(lián)系隨時(shí)做好登記，以便施工管理人員隨時(shí)查看、調(diào)用，并做好借閱登記，及時(shí)催還，以免丟失、遺漏或損壞。

　　2、及時(shí)催要。由于工程管理牽扯單位、部門較多，各工種之間相互交叉、管理層次較多。因此，按有關(guān)程序辦理的文件材料較多。如一份文件從編寫到傳簽再到行文簽發(fā)往往需要較長(zhǎng)時(shí)間。因此管理人員要及時(shí)催要，督促搜集。

　　3、抓住文件材料搜集、積累的重點(diǎn)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

　�。�1）工程建設(shè)設(shè)計(jì)變更是頻繁，是文件材料積累最不容易做好的環(huán)節(jié)，也是搜集的重點(diǎn)和難點(diǎn)。特別注意設(shè)計(jì)代表在施工現(xiàn)場(chǎng)所做的變更，由于這些變更規(guī)模小，又多為口頭答復(fù)，容易被忽視，因此，要求技術(shù)人員要即使催要書面變更，并準(zhǔn)確地將變更內(nèi)容修改到施工圖中，這也是檔案管理人員深入工地檢查的重點(diǎn)。

　　（2）地下管網(wǎng)工程的文件材料，也是積累的難點(diǎn)之一。工程的水、電、暖等地下管網(wǎng)工程，猶如工程的神經(jīng)和血管，縱橫交錯(cuò)、上下交叉，與整個(gè)項(xiàng)目發(fā)揮整體功能密切相連、休戚相關(guān)，文件材料的準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及對(duì)以后的維修、改擴(kuò)建有著深遠(yuǎn)意義，因此文件材料必須做到圖物相符、坐標(biāo)準(zhǔn)確、標(biāo)識(shí)清楚，各專業(yè)之間要相互銜接，認(rèn)真負(fù)責(zé)。

　�。�3）工程竣工驗(yàn)收的文件材料的搜集和積累是單項(xiàng)工程以及整個(gè)工程檔案搜集的重中之重。單項(xiàng)工程竣工后，文件材料基本已全部形成，按照公司下發(fā)的《文件材料歸檔細(xì)則》的歸檔范圍逐一對(duì)照，缺一不可，缺失文件注明原因，特別是總承包單位下有分包單位的文件材料，并進(jìn)行匯總。

　　4、文件材料搜集、積累中的薄弱環(huán)節(jié)。所謂薄弱環(huán)節(jié)往往是沒(méi)有引起足夠重視的或因工作中間環(huán)節(jié)多、相互銜接不及時(shí)，或因變化了的情況沒(méi)有采取相應(yīng)措施而出現(xiàn)的脫節(jié)或斷檔。

　�。�1）前期工作階段和工程的初開(kāi)工階段，因人員配備不到位、工作忙亂、生疏，甚至出現(xiàn)前期工作人員的調(diào)走或交接不及時(shí)而出現(xiàn)空擋、斷檔，因此，這個(gè)階段更應(yīng)著重控制文件材料的搜集、積累。

　　（2）設(shè)備等技術(shù)材料的搜集。有關(guān)工程設(shè)備采購(gòu)等項(xiàng)目中所有的產(chǎn)品合格證、說(shuō)明書、化驗(yàn)單等，在采購(gòu)或運(yùn)輸中容易忽略、流失或破損，因此更應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)到貨驗(yàn)收時(shí)搜集齊全相關(guān)的文件材料。

　�。�3）聲像材料的搜集、積累。如土建工程，需要搜集、積累的照片資料從基礎(chǔ)施工、主體施工、裝修到竣工各個(gè)階段都應(yīng)留下多個(gè)方面（或方位）的照片資料或底片。特別是要害部位如隱蔽工程、工程質(zhì)量事故等方面，更應(yīng)隨時(shí)拍攝，在這方面要求施工單位落實(shí)到人，責(zé)任到位，隨時(shí)搜集，及時(shí)配有文字說(shuō)明，統(tǒng)一妥善保管。

　　（二）文件材料搜集、積累的措施

　　1、首先要提高全員的檔案意識(shí)，克服對(duì)檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要、干起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的錯(cuò)誤思想。提高全員檔案意識(shí)，重點(diǎn)是提高領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)，煙臺(tái)港集團(tuán)有限公司作為港口工程建設(shè)的先頭部隊(duì)，領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)較強(qiáng)，不僅講在會(huì)上、說(shuō)在嘴上，更要寫在紙上、落實(shí)到行動(dòng)上。作為單位的一把手更是利用休息時(shí)間調(diào)閱單位工程檔案，并逐頁(yè)檢查提出若干整改意見(jiàn)，給檔案管理工作注入了新的動(dòng)力，也為檔案人員撐了腰、打了氣、鼓了勁，使其對(duì)檔案的管理工作就有了決心、信心，也就有了自覺(jué)性和主動(dòng)性。

　　2、文件材料的搜集、積累，實(shí)行“3個(gè)納入”，從加強(qiáng)工程管理入手，實(shí)施嚴(yán)密科學(xué)的管理制度。

　�。�1）納入工程管理程序。在工程管理工作中，將全過(guò)程中的每個(gè)階段應(yīng)該形成和積累的哪些文件材料規(guī)定下來(lái)，如煙臺(tái)港集團(tuán)有限公司專門為此下發(fā)《文件材料歸檔細(xì)則》。

　�。�2）納入工程計(jì)劃管理。在下達(dá)工程計(jì)劃的同時(shí)，下達(dá)文件材料搜集、積累計(jì)劃。分部、分項(xiàng)工程完成之后，應(yīng)當(dāng)搜集、積累完整、齊全、準(zhǔn)確的文件材料，否則，完成計(jì)劃不達(dá)標(biāo)。

　　（3）納入工程技術(shù)人員的崗位責(zé)任制。使其責(zé)任制度化，以加強(qiáng)有關(guān)人員的責(zé)任感，也便于監(jiān)督、檢查和管理。

　　3、加大檔案職能部門的督察、指導(dǎo)工作的力度。嚴(yán)把合同關(guān)，運(yùn)用法律手段超前控制；嚴(yán)把保留金的結(jié)算關(guān)，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段超前控制；嚴(yán)把平時(shí)督導(dǎo)關(guān)，運(yùn)用職能手段超前控制；嚴(yán)把竣工驗(yàn)收關(guān)，運(yùn)用行政手段超前控制。