在流程改進(jìn)中的項(xiàng)目經(jīng)理，如何在滿足組織的改進(jìn)要求和保障項(xiàng)目進(jìn)展之間取得平衡？

　　首先項(xiàng)目經(jīng)理要做好自己的思想工作，對(duì)流程改進(jìn)有信心，有決心，有耐心。

　　如果說(shuō)協(xié)調(diào)就是項(xiàng)目經(jīng)理80%的日常工作，那么流程改進(jìn)又為項(xiàng)目經(jīng)理增加了工作難度。利潤(rùn)是企業(yè)生存的根本，也是企業(yè)追求的目標(biāo)，因此研發(fā)項(xiàng)目的進(jìn)展，基本上是不能因?yàn)槠髽I(yè)推行流程改進(jìn)而做出讓步的，最多只允許小范圍的調(diào)整。那么，項(xiàng)目經(jīng)理如何協(xié)調(diào)進(jìn)度與流程改進(jìn)的目標(biāo)之間的矛盾呢？

　　要想?yún)f(xié)調(diào)別人的工作，自己首先要澄清認(rèn)識(shí)，項(xiàng)目進(jìn)度和流程改進(jìn)的矛盾是否不可調(diào)和？上面已經(jīng)分析，項(xiàng)目開(kāi)展的最終目標(biāo)是為企業(yè)創(chuàng)造利潤(rùn)；而流程改進(jìn)可以降低企業(yè)運(yùn)行成本，提高流程效率，最終也能轉(zhuǎn)化為企業(yè)利潤(rùn)，因此二者在最終目標(biāo)上是一致的，項(xiàng)目經(jīng)理可以對(duì)實(shí)施流程改進(jìn)的正確性保持信心。但是在短期目標(biāo)中，流程改進(jìn)必然會(huì)涉及到日常工作方式的變革，如軟件行業(yè)實(shí)施CMM需要收集數(shù)據(jù)，編寫(xiě)文檔，嚴(yán)格地評(píng)審和版本管理制度，這些都會(huì)消耗人力、時(shí)間，在實(shí)施流程改進(jìn)之初，通常都會(huì)感覺(jué)到生產(chǎn)效率的下降。大范圍的生產(chǎn)效率下降，會(huì)影響到項(xiàng)目的進(jìn)度；而日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，并不會(huì)絲毫放松對(duì)項(xiàng)目按時(shí)推出的需求，所以雙向的擠壓將項(xiàng)目經(jīng)理推到了矛盾的中心。

　　如何減少這樣的壓力呢？許多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到這個(gè)問(wèn)題，所以選擇大規(guī)模流程改進(jìn)的時(shí)機(jī)，一般是在行業(yè)發(fā)展略顯阻滯的時(shí)期，進(jìn)行內(nèi)部?jī)?yōu)化，從降低運(yùn)營(yíng)成本，流程改進(jìn)中增加企業(yè)的利潤(rùn)。市場(chǎng)壓力的少許減輕，經(jīng)過(guò)企業(yè)各層機(jī)構(gòu)的傳遞，到達(dá)項(xiàng)目組時(shí)雖然打了折扣，但是上級(jí)組織對(duì)于項(xiàng)目在流程改進(jìn)初期效率降低已經(jīng)有了心理準(zhǔn)備，這是項(xiàng)目經(jīng)理的喘息之機(jī)。項(xiàng)目經(jīng)理此時(shí)需要下定決心，借此機(jī)會(huì)改進(jìn)自己的項(xiàng)目，讓企業(yè)、產(chǎn)品、個(gè)人都從中得到效益。僅僅是想獲得成功是不夠的，因?yàn)樵瓉?lái)工作方式的慣性和流程改進(jìn)的困難，會(huì)讓成功只是夢(mèng)想；要有必須成功的信念，才能夠排除障礙，摘得桂冠。

　　趁著流程改進(jìn)之初，上級(jí)組織對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)展延緩的容忍，項(xiàng)目經(jīng)理就可以和流程改進(jìn)的責(zé)任人協(xié)調(diào)如何盡快將流程改進(jìn)納入項(xiàng)目進(jìn)展中，讓新的流程得以消化在日常工作的最好時(shí)機(jī)。但是，過(guò)猶不及，項(xiàng)目經(jīng)理不可以急功近利，妄想一蹴而就，更不可以幻想完美主義。流程改進(jìn)，常常被比喻為個(gè)人的改變習(xí)慣，可見(jiàn)困難在于長(zhǎng)期的堅(jiān)持。一個(gè)團(tuán)隊(duì)的集體改變行為方式，更要考慮各個(gè)成員的配合與進(jìn)度。項(xiàng)目組的流程改進(jìn)成果，往往是由那個(gè)改進(jìn)最難最慢的過(guò)程或者成員決定的，所以項(xiàng)目經(jīng)理需要有耐心，否則再好的意愿也會(huì)毀在不正確的操作方式上。

　　例如，一個(gè)軟件公司進(jìn)行流程改進(jìn)，選擇在一個(gè)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部試行PSP（個(gè)體軟件過(guò)程）。PSP的第一級(jí)內(nèi)容包括個(gè)體的時(shí)間管理和故障管理，就拿時(shí)間管理來(lái)說(shuō)，需要準(zhǔn)確記錄每個(gè)人每天的工作，精度達(dá)到分鐘。試行過(guò)程中，大家需要完全改變工作方式，開(kāi)始工作時(shí)記錄時(shí)間，中斷也需要記錄時(shí)間；每天下班計(jì)算有效工作時(shí)間，填寫(xiě)日志。漸漸地有人開(kāi)始“短斤少兩”，時(shí)間精度從分鐘降為小時(shí)；上級(jí)主管的熱情也因?yàn)闆](méi)有看到積極的反饋，和良好的前景而漸漸消失；項(xiàng)目進(jìn)度的壓力越來(lái)越大，團(tuán)隊(duì)中率先決定放棄改進(jìn)的成員為了達(dá)到目的而制造分裂，形勢(shì)一發(fā)而不可收拾。最終PSP的試行只得宣告失敗，大家又回到了原來(lái)的樣子，人人松了口氣：“可以舒舒服服地過(guò)日子了！”至于流程改進(jìn)對(duì)公司的收益，早已因?yàn)樽约旱耐纯嘟?jīng)歷被拋擲腦后了。

　　另一家公司，決定在全企業(yè)內(nèi)部實(shí)施流程改進(jìn)，項(xiàng)目跟蹤中也包括了員工的日常管理，時(shí)間數(shù)據(jù)記錄成為每天工作的一個(gè)組成部分。不過(guò)它是以半小時(shí)為粒度，要求每個(gè)人每天填寫(xiě)工作量，每周填寫(xiě)周工作匯報(bào)。這樣，每個(gè)人每天增加的工作量不超過(guò)5分鐘；每周末需要再加上不超過(guò)半小時(shí)的時(shí)間，與上級(jí)經(jīng)理溝通，匯報(bào)本周工作進(jìn)展，和制定下周工作計(jì)劃。事實(shí)上，這樣的溝通是對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)度的追蹤是必要的，而且為員工的績(jī)效考核提供了事實(shí)依據(jù)，所以反對(duì)的聲音也不能理直氣壯。涉及到員工日常工作的流程改進(jìn)就這樣輕輕巧巧的解決了，雖然時(shí)間沒(méi)有PSP精度高，但是新流程能夠生存下來(lái)，已經(jīng)證明了這種方式的可行性。本著持續(xù)改進(jìn)的原則，相信時(shí)間精度的問(wèn)題也會(huì)逐漸改善。

　　從這樣兩個(gè)實(shí)例中可以看出，實(shí)施流程改進(jìn)步子太大，也許還不如一步步地前進(jìn)有效果。項(xiàng)目經(jīng)理需要在整個(gè)階段保持耐心和毅力，逐步接近改進(jìn)目標(biāo)。

　　理順了思想，項(xiàng)目經(jīng)理還需要善于協(xié)調(diào)，多多理論聯(lián)系實(shí)際，積極配合流程改進(jìn)的工作，盡量減少對(duì)項(xiàng)目的沖擊。

　　流程改進(jìn)有很多種，以CMM（軟件成熟度模型）中的需求變更控制為例，每個(gè)需求變更都需要經(jīng)過(guò)CCB（變更控制委員會(huì)）的審批。那么CCB會(huì)議就成為日常會(huì)議的一種，過(guò)程較為成熟的項(xiàng)目已經(jīng)習(xí)慣了每天的CCB會(huì)議，處理變更的速度也非常快，大約每分鐘一個(gè)。而有些項(xiàng)目的CCB會(huì)議動(dòng)輒一個(gè)小時(shí)，也就是處理十幾個(gè)變更請(qǐng)求。為什么差異這么大？分別參加這樣的CCB會(huì)議才能解開(kāi)其中的緣由。前者開(kāi)會(huì)時(shí)CCB主席念一個(gè)變更標(biāo)題，如果有沖突的方面需要協(xié)調(diào)，大家就發(fā)言，否則就可以直接指派人員處理，速度快得像流水線作業(yè)。而后者開(kāi)會(huì)，CCB主席念了變更標(biāo)題，基本上總有人要求描述詳細(xì)情況，需要有人加以介紹，甚至說(shuō)明。然后各方人士開(kāi)始思考它造成的影響，發(fā)表意見(jiàn)，協(xié)調(diào)立場(chǎng)，等大家得出一個(gè)結(jié)論，十分鐘過(guò)去了，這樣處理變更怎么可能不慢呢？可是鑒于企業(yè)壓力還必須把CCB會(huì)議開(kāi)下去，于是參會(huì)各方開(kāi)始抱怨CMM影響了工作效率�？墒菫槭裁辞罢吣軌蜉p松地開(kāi)CCB會(huì)議呢？問(wèn)及這個(gè)CCB主席，他的回答很簡(jiǎn)單：“CCB會(huì)議之前需要對(duì)變更進(jìn)行分析，而會(huì)議上只是決策。”

　　工作效率�？墒菫槭裁辞罢吣軌蜉p松地開(kāi)CCB會(huì)議呢？問(wèn)及這個(gè)CCB主席，他的回答很簡(jiǎn)單：“CCB會(huì)議之前需要對(duì)變更進(jìn)行分析，而會(huì)議上只是決策。”

　　正是這樣，CMM中的CCB會(huì)議，要求變更的需求涉及到的各方面代表參加，根據(jù)變更的屬性和波及范圍，共同決策是否審批；如果審批通過(guò)就指定相關(guān)人員處理。這有個(gè)前提，這個(gè)變更是什么，參與討論的各方人士早已清楚了解，不需要有人此時(shí)來(lái)專(zhuān)門(mén)介紹；對(duì)此變更造成本方的影響也已經(jīng)分析清楚，所以在開(kāi)會(huì)時(shí)才能夠迅速表態(tài)、協(xié)調(diào)、決策。否則，介紹、思考怎么也會(huì)耗上幾分鐘，如果還需要“場(chǎng)外因素”，那么這個(gè)會(huì)議真是有的開(kāi)了。所以關(guān)鍵在于做好會(huì)前準(zhǔn)備，CCB才能提高效率，達(dá)到流程改進(jìn)的目標(biāo)。

　　由此看出，流程改進(jìn)的實(shí)施，需要掌握正確的理論，還需要設(shè)計(jì)流程的人員具備靈活性，多思考如何才能達(dá)到流程優(yōu)化的效果。而這往往不是那些對(duì)流程理論爛熟于胸的專(zhuān)家能想出的，卻是善于學(xué)習(xí)新理論，善于在實(shí)踐中調(diào)整自己的項(xiàng)目經(jīng)理所長(zhǎng)。

　　流程改進(jìn)是永無(wú)止境的，項(xiàng)目管理也不例外。除了傳統(tǒng)的教科書(shū)中所講的項(xiàng)目管理法則，還需要項(xiàng)目經(jīng)理與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)、嘗試創(chuàng)新，才能在不進(jìn)則退的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中保持領(lǐng)先。這也是個(gè)人的流程改進(jìn)��！