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如何對采購部門的價(jià)格進(jìn)行審計(jì)

2009-12-31 14:04    【  【打印】【我要糾錯(cuò)】

    1.采購基本思路

    采購申請單(使用部門)——詢、比價(jià)(采購部)——檢驗(yàn)入口(質(zhì)量部)——領(lǐng)用(生產(chǎn)部門)——……,后續(xù)節(jié)點(diǎn)與采購價(jià)格聯(lián)系較遠(yuǎn),忽略。

    2.細(xì)分

    a、采購申請單——理論上應(yīng)明確采購物料的名稱、規(guī)格、型號、尺寸、質(zhì)量、重量、數(shù)量、替代品、用途;實(shí)際上現(xiàn)實(shí)中下單部門無法做到如此專業(yè),一是耗時(shí),二是無此專業(yè)素質(zhì),可能只會明確名稱,規(guī)格型號,有時(shí)還是模糊的說法,注意規(guī)格型號經(jīng)常都是實(shí)際采購不符的,這是因?yàn)橄聠尾块T按照上次采購物料記錄來著,只按照“能用”的心態(tài),并不太關(guān)注其他信息;即首先下單部門采購物料不能明確;

    b、詢、比價(jià)——理論上,采購部人員應(yīng)該對所采購物料進(jìn)行貨比三家,并且于每次采購物料時(shí)進(jìn)行重新的詢比價(jià);可是現(xiàn)實(shí)是采購員存在:交期緊張,并未貨比三家/虛造詢價(jià)單/根據(jù)上次采購記錄到同一家繼續(xù)采購,價(jià)格基本不變/由于下單部門物料不明采購高價(jià)物料等;即其次采購部門并未按所謂的規(guī)章制度采購。

    以上2點(diǎn)說明了采購物料價(jià)格存在水分,那么怎么審計(jì)價(jià)格呢?建議如下:

    (1)審計(jì)需明確審計(jì)的對象:抽取大額/采購頻次較多/價(jià)格波動較大/異常物料,這只是大概知道是要做什么;

    (2)怎么做呢?明確物料的具體信息:名稱、品牌、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、尺寸、重量、采購記錄(含廠家、歷次價(jià)格)等;那好,這些信息怎么獲取呢?

    ①如果企業(yè)實(shí)施了ERP系統(tǒng),并且在采購部的采購訂單系統(tǒng)中/倉庫的入庫系統(tǒng)也行,存在所謂的名稱、品牌等,并且采購部/或者倉庫,能將采購來的物料,注意是已經(jīng)采購來到本公司的物料,能按物料包裝或者物料上的具體信息錄入系統(tǒng),直接查看系統(tǒng)數(shù)據(jù)即可知道物料的具體信息;

    ②現(xiàn)實(shí)往往很殘酷,實(shí)際采購的物料信息并未被錄入系統(tǒng),系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是形式上的,并非實(shí)際的物料信息,物料實(shí)際信息只存在于倉庫或者現(xiàn)場,最好能到現(xiàn)場看看,并記錄下實(shí)際信息;

    通過以上可以獲取物料的具體信息了,接下來就看如何進(jìn)一步明確價(jià)格了。

    3.如何知道物料的價(jià)格呢?這里價(jià)格渠道很多:

    ①網(wǎng)絡(luò)信息:阿里巴巴(最常用較全的物料平臺)廠家較多較雜,各地都有,比較全面/百度:原廠家,因?yàn)橥F(xiàn)實(shí)采購員采購的物料是從經(jīng)銷商或者代理商處采購的,這就存在中間成本,如果直接聯(lián)系到本廠家,就相同物料、數(shù)量進(jìn)行詢價(jià),往往你會得到意想不到的驚喜;

    ②現(xiàn)實(shí)信息:街上、超市等等到處都有物料,有機(jī)會就去看看,問問,很容易知道價(jià)格的。

    4.采購的原則

    采購的物料往往價(jià)格不是最低的,但要是最優(yōu)的。為什么這么說呢?影響采購物料的因素好多,就以上說的質(zhì)量、品牌、等都是很重要的影響因素

    5.審計(jì)員要有審慎性

    切勿一查到價(jià)格相差較大就以為釣到大魚了,如果你不能確保你審計(jì)物料的確切的實(shí)際信息,不考慮采購的交期等,不能確保所有信息的勾稽印證,也許你就被大魚釣到了,切記出現(xiàn)差異時(shí)要先懷疑自己實(shí)施過程是否存在疑點(diǎn),其次才可以延伸至其他。

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