摘要：本文提出在高校檔案館嘗試建立“專(zhuān)題館員制度”，即為教學(xué)、科研、行政管理三類(lèi)服務(wù)單位提供具有鮮明個(gè)性的檔案信息服務(wù)。本文對(duì)建立該項(xiàng)制度的必要性和專(zhuān)題館員應(yīng)具備的素質(zhì)、工作職責(zé)進(jìn)行了初步探討。

　　班主任對(duì)畢業(yè)生的評(píng)語(yǔ)、學(xué)校結(jié)論。在作四個(gè)結(jié)論時(shí)，要求求真防假，不溢美，不隱惡，實(shí)事求是；要求概括具體，不講大話，優(yōu)缺點(diǎn)分明，特長(zhǎng)突出，結(jié)論明確不含糊，為用人單位提供對(duì)畢業(yè)生使用、培養(yǎng)發(fā)展的可靠依據(jù)。筆者曾發(fā)現(xiàn)，有的班主任喜歡搞一點(diǎn)論，對(duì)喜愛(ài)的學(xué)生溢美隱惡，對(duì)不喜歡的學(xué)生在評(píng)語(yǔ)中出現(xiàn)這也不好那也不行的語(yǔ)句，甚至無(wú)優(yōu)點(diǎn)可尋代寫(xiě)論文。有的班主任在評(píng)語(yǔ)中喜歡講大話、空話，什么“高舉”、“堅(jiān)定”、“最最”等詞語(yǔ)。對(duì)于這樣的評(píng)價(jià)，學(xué)校在審核把關(guān)時(shí)，應(yīng)推倒重來(lái)，對(duì)個(gè)別評(píng)價(jià)不妥當(dāng)?shù)�，�?yīng)由主管學(xué)生管理工作的校領(lǐng)導(dǎo)親自把關(guān)修改、簽章。對(duì)學(xué)校結(jié)論，要慎之又慎，對(duì)于三好學(xué)生、學(xué)習(xí)標(biāo)兵，個(gè)別有專(zhuān)長(zhǎng)、技能方面突出的學(xué)生，要在一般結(jié)論基礎(chǔ)上，做出實(shí)事求是的評(píng)價(jià)。對(duì)于犯錯(cuò)誤和不能畢業(yè)的學(xué)生，都做出慎重的簽署。在作結(jié)論時(shí)，可遵循下列原則：自己認(rèn)識(shí)了的錯(cuò)誤從寬，固執(zhí)己見(jiàn)、拒絕承認(rèn)的從嚴(yán)；歷史的從寬，現(xiàn)實(shí)的從嚴(yán)；結(jié)論從寬，批評(píng)和自我批評(píng)從嚴(yán)；已經(jīng)改正了的從寬，重犯的從嚴(yán)；堅(jiān)持不改的必須作結(jié)論……嚴(yán)肅認(rèn)真地做好畢業(yè)生資料的歸檔工作。畢業(yè)生資料歸檔是建檔工作最后一個(gè)環(huán)節(jié)，關(guān)系到建檔工作成敗，也關(guān)系到用人單位對(duì)資料的使用和掌握。歸檔工作的具體程序是：第一，組建好建檔工作隊(duì)伍。成立建檔工作機(jī)構(gòu)，選拔辦事認(rèn)真、細(xì)心，有統(tǒng)計(jì)、書(shū)寫(xiě)專(zhuān)長(zhǎng)，有教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)的人組成，派專(zhuān)人負(fù)責(zé)，人數(shù)一般三至五人，不宜過(guò)多。因?yàn)榻�檔是一項(xiàng)細(xì)致的工作，來(lái)不得半點(diǎn)馬虎和疏忽，不能出現(xiàn)錯(cuò)統(tǒng)、錯(cuò)登、錯(cuò)裝、漏裝現(xiàn)象。第二，做好成績(jī)、獎(jiǎng)懲的核實(shí)謄寫(xiě)工作。這項(xiàng)工作任務(wù)大，因?yàn)槊總�(gè)學(xué)生每學(xué)期的期評(píng)成績(jī)要謄寫(xiě)到每個(gè)畢業(yè)生登記表的成績(jī)欄里，每個(gè)學(xué)期的獎(jiǎng)懲情況要謄寫(xiě)到獎(jiǎng)懲欄里，這就要求建檔工作人員要對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)，對(duì)學(xué)校負(fù)責(zé)，作風(fēng)正派，避免差錯(cuò)和失誤。第三，對(duì)畢業(yè)生登記表里的四個(gè)結(jié)論逐個(gè)檢查，檢查的內(nèi)容是：領(lǐng)是否審查，是否簽字蓋章，年月日是否按規(guī)定的要求書(shū)寫(xiě)。第四，整理、裝訂成冊(cè)，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。把學(xué)生每學(xué)期的總結(jié)鑒定表、實(shí)習(xí)鑒定表、畢業(yè)生登記表、技術(shù)等級(jí)審批表、入學(xué)時(shí)的新生登記表、體檢表、團(tuán)員材料以及其他材料等等，按時(shí)間順序一一整理，裝訂成冊(cè)，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。第五，裝袋，封口。裝訂成冊(cè)的畢業(yè)生材料，裝進(jìn)每個(gè)學(xué)生的檔案袋里，檔案袋的名字一定和畢業(yè)生材料的名字相符，然后封口，蓋封口章。綜上，可見(jiàn)做好技校畢業(yè)生的建檔工作是極其重要的，步驟也是十分復(fù)雜的。作為技校的檔案工作者，在技校已經(jīng)面向市場(chǎng)的情況下，要使勞動(dòng)力更好地在社會(huì)讓渡，就要重視技校畢業(yè)生的建檔工作，不斷提高建檔工作的要求，要以適應(yīng)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)的客觀需要，為技工人才的培養(yǎng)和輸送作出新的貢獻(xiàn)。

　　一、在高校檔案館建立專(zhuān)題館員制度的必要性 

　　1.建立專(zhuān)題館員制度是高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著高等教育大眾化的實(shí)施，招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，很多高校對(duì)學(xué)科專(zhuān)業(yè)作了相應(yīng)調(diào)整，一些專(zhuān)業(yè)得到加強(qiáng)，一些新興學(xué)科、邊緣學(xué)科應(yīng)運(yùn)而生，這就對(duì)高校檔案館信息服務(wù)提出了全新的要求和挑戰(zhàn)。建立檔案館專(zhuān)題館員制度恰好可以滿足檔案文獻(xiàn)信息服務(wù)的針對(duì)性、科學(xué)性要求。檔案館可以遴選具有豐富專(zhuān)業(yè)知識(shí)、較高信息專(zhuān)業(yè)水平，熟悉對(duì)口服務(wù)單位檔案資源建設(shè)，能夠有效提供信息服務(wù)的專(zhuān)題館員，與用戶(hù)建立直接聯(lián)系，深入了解對(duì)口服務(wù)單位的檔案利用需求，有的放矢，提供有針對(duì)性的對(duì)口服務(wù)。為了應(yīng)對(duì)專(zhuān)題館員制度的建立，檔案館的服務(wù)重心也要由一般服務(wù)向信息咨詢(xún)服務(wù)轉(zhuǎn)移，同時(shí)，專(zhuān)題檔案館員要深入教學(xué)科研、管理一線，緊密追蹤教學(xué)、科研動(dòng)向，多層次、全方位運(yùn)用多種手段開(kāi)發(fā)館藏，在檔案館和各對(duì)口服務(wù)單位之間建立一個(gè)動(dòng)態(tài)的、交互的信息服務(wù)模式，真正為教學(xué)、科研起到信息導(dǎo)航作用。 

　　2.建立專(zhuān)題館員制度有利于提供個(gè)性化的檔案利用服務(wù)。當(dāng)今社會(huì)是充滿了個(gè)性化特色的社會(huì)，高校檔案館也是一樣，要想辦出特色，必須想方設(shè)法提供個(gè)性化的檔案信息利用服務(wù)，而建立專(zhuān)題館員制度恰好可以滿足這方面的需求。檔案館以“專(zhuān)題館員”為紐帶，在檔案館和各對(duì)口服務(wù)單位之間架起一座個(gè)性化的服務(wù)橋梁。專(zhuān)題館員在掌握對(duì)口服務(wù)單位的教學(xué)、科研、管理工作動(dòng)態(tài)的同時(shí)，針對(duì)服務(wù)單位的工作重點(diǎn)、難點(diǎn)和中心工作提供二次、三次文獻(xiàn)編研資料，最大限度地為用戶(hù)提供深層次的文獻(xiàn)信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大化利用。 

　　3.建立專(zhuān)題館員制度有利于檔案館人才隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高。高校檔案館的自身發(fā)展需要高素質(zhì)的館員隊(duì)伍做支撐，近年來(lái)，高校檔案館的人才隊(duì)伍已逐步出現(xiàn)了一批年輕化、專(zhuān)業(yè)化和高學(xué)歷化的人才。這類(lèi)人才恰好為專(zhuān)題館員制度在高校檔案館的實(shí)施奠定了扎實(shí)的人才儲(chǔ)備基礎(chǔ)。專(zhuān)題館員的工作并不是人人都能夠勝任的，這種制度對(duì)館員的學(xué)歷、能力要求較高，要求必須具備扎實(shí)的學(xué)科知識(shí)和相應(yīng)的信息檢索能力、良好的人際溝通能力、善于學(xué)習(xí)的能力和積極主動(dòng)服務(wù)的能力。這種人才實(shí)際上是一種知識(shí)型館員，他們有一種強(qiáng)烈的追求職業(yè)發(fā)展前景的欲望，注重強(qiáng)調(diào)工作的自我引導(dǎo)和自我管理，注重團(tuán)隊(duì)協(xié)作、信息溝通和知識(shí)交換，注重自身價(jià)值的體現(xiàn)，喜歡不斷學(xué)習(xí)，喜歡富有挑戰(zhàn)性的工作，因此，只有這種知識(shí)型人才，才能夠適應(yīng)專(zhuān)題館員的發(fā)展要求。專(zhuān)題館員在提高自身綜合素質(zhì)，做好對(duì)口服務(wù)單位檔案信息資源服務(wù)利用工作的同時(shí)，也可以帶動(dòng)館內(nèi)其他同事參與到個(gè)性化檔案信息服務(wù)之中，從而有效提升檔案館員工的整體素質(zhì)。

　　二、高校檔案館專(zhuān)題館員應(yīng)具備的素質(zhì)專(zhuān)題館員一般都是碩士以上學(xué)歷、具備檔案專(zhuān)業(yè)或信息管理專(zhuān)業(yè)學(xué)科背景，擁有廣博的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、駕輕就熟的檔案信息資源開(kāi)發(fā)能力和敏銳的分析判斷能力，較好的計(jì)算機(jī)、外語(yǔ)運(yùn)用能力，能夠有針對(duì)性地為教學(xué)、科研和行政管理提供個(gè)性化檔案信息服務(wù)。高校檔案館專(zhuān)題館員在具備這些基本素質(zhì)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)具備檔案信息導(dǎo)航素質(zhì)、檔案信息挖掘素質(zhì)和公共關(guān)系拓展素質(zhì)等，只有具備了這些綜合素質(zhì)，才能為檔案用戶(hù)提供個(gè)性化的檔案信息服務(wù)，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理的和諧統(tǒng)一發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)、可靠的基礎(chǔ)。 

　　1.檔案信息導(dǎo)航素質(zhì)。面對(duì)龐雜、浩瀚的檔案信息資源，高校檔案用戶(hù)總是感覺(jué)僅僅憑借自己的經(jīng)驗(yàn)和素養(yǎng)獲取檔案信息，一般都難以獲得令自己滿意的、全面的、有效的檔案信息資源。而檔案館專(zhuān)題館員恰恰具有檔案用戶(hù)所不具備的優(yōu)勢(shì)，能夠利用自身對(duì)檔案庫(kù)藏資源了如指掌的優(yōu)勢(shì)，幫助用戶(hù)有選擇地采集、存貯、組織、控制和提供檔案信息資源，幫助用戶(hù)在多樣化的檔案信息資源中快捷、準(zhǔn)確、全面地獲取檔案信息資源。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息意識(shí)反映了人們對(duì)信息工作的性質(zhì)、作用的認(rèn)識(shí)程度，是關(guān)系到能否發(fā)揮信息能力的先決條件。隨著高校教學(xué)、科研的迅猛發(fā)展，檔案信息資源的日益膨脹，要在各種堆積如山的檔案信息資源中有效地獲取、評(píng)估、開(kāi)發(fā)、篩選出有價(jià)值的信息，從有價(jià)值的信息中分辨出核心信息，必須具有強(qiáng)烈的信息意識(shí)。而檔案信息導(dǎo)航素質(zhì)就是明確要求專(zhuān)題檔案館員要具備強(qiáng)烈的信息意識(shí)和敏銳的信息洞察力，要善于捕捉、發(fā)現(xiàn)、挖掘和利用檔案文獻(xiàn)信息。只有具備檔案信息導(dǎo)航素質(zhì)，才能有針對(duì)性地做好對(duì)口服務(wù)單位的檔案信息資源建設(shè)工作。 

　　2.檔案信息挖掘素質(zhì)。隨著高校用戶(hù)需求的日益?zhèn)�性化、多層次化，用戶(hù)對(duì)檔案需求在綜合性、適用性、有序性方面提出了更高的要求。高校的教師和管理人員已不滿足于對(duì)檔案信息線索和數(shù)據(jù)的單純獲取，而是要求檔案館提供有深度的，對(duì)館藏檔案信息進(jìn)行分析、篩選、編研之后的利用價(jià)值較大的檔案信息資源。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用不僅僅只是提供簡(jiǎn)單的一次文獻(xiàn)查詢(xún)，更重要的是要提供從各種檔案信息資源中檢索、挖掘出來(lái)的專(zhuān)題匯編、調(diào)研分析或者預(yù)測(cè)報(bào)告、決策參考等。這就要求檔案專(zhuān)題館員在熟悉對(duì)口服務(wù)單位檔資源建設(shè)的基礎(chǔ)上，從教學(xué)院系、職能管理部門(mén)的角度出發(fā)，組織、分析、提煉相關(guān)的檔案信息資源，并將加工編研后的檔案信息提供給對(duì)口服務(wù)單位，有效實(shí)現(xiàn)專(zhuān)題館員的職責(zé)。同時(shí)，隨時(shí)掌握對(duì)口服務(wù)單位的工作進(jìn)展動(dòng)態(tài)和學(xué)術(shù)研究動(dòng)態(tài)，組建相關(guān)的教學(xué)、科研專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)對(duì)口服務(wù)單位的主要信息資源進(jìn)行全面系統(tǒng)的分析、對(duì)比、歸納和提煉，形成檔案文獻(xiàn)綜述和文獻(xiàn)評(píng)介，使龐雜的檔案信息資源由分散變?yōu)榧�中，最大限度地方便高校檔案用戶(hù)，滿足其不斷增長(zhǎng)的檔案信息需求。 

　　3.公共關(guān)系拓展素質(zhì)。隨著高等教育教學(xué)改革的不斷深入，高校檔案館的工作也要緊隨形勢(shì)的發(fā)展而不斷深入，主動(dòng)開(kāi)發(fā)、拓展新的信息服務(wù)項(xiàng)目為教學(xué)、科研、管理服務(wù)，拓寬檔案工作的影響力，爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及各院系、職能部門(mén)對(duì)檔案工作的更多支持。要做到這一點(diǎn)，專(zhuān)題館員就要發(fā)揮比較大的作用，因?yàn)椋�他們不同于普通的館員。專(zhuān)題館員的身份給予了他們和各院系、職能部門(mén)交往的機(jī)會(huì)。作為檔案館與對(duì)口服務(wù)單位之間的橋梁，專(zhuān)題館員必須建立與對(duì)口單位的緊密聯(lián)系，和用戶(hù)進(jìn)行經(jīng)常性的對(duì)話、交流，真誠(chéng)地聽(tīng)取用戶(hù)的意見(jiàn)和批評(píng)，利用各種不同的方法和手段，分析用戶(hù)的需求，了解用戶(hù)的心理，及時(shí)改進(jìn)服務(wù)工作。

　　三、高校檔案館專(zhuān)題館員的工作職責(zé)高校檔案館專(zhuān)題館員的工作職責(zé)主要有以下幾種： 

　　（1）建立檔案館主動(dòng)了解用戶(hù)需求的交流機(jī)制，專(zhuān)題館員負(fù)責(zé)定期與對(duì)口服務(wù)單位進(jìn)行固定的工作聯(lián)系，采取多種方式加強(qiáng)與服務(wù)單位的溝通，諸如參加院系的相關(guān)會(huì)議和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)、跟蹤工作進(jìn)展等。 

　　（2）負(fù)責(zé)搜集、鑒別和整理對(duì)口單位的檔案信息資源，并在檔案館網(wǎng)站上建立對(duì)口服務(wù)單位的檔案信息資源專(zhuān)題信息。 

　�。�3）協(xié)助對(duì)口服務(wù)單位進(jìn)行教學(xué)、科研、行政事務(wù)等專(zhuān)題檔案文獻(xiàn)檢索，逐步做到有針對(duì)性地為教學(xué)、科研、行政單位提供定期服務(wù)和決策參考服務(wù)。 

　�。�4）為對(duì)口服務(wù)單位提供檔案信息咨詢(xún)服務(wù)，通過(guò)電話、電子郵件、面對(duì)面咨詢(xún)等方式及時(shí)滿足用戶(hù)查詢(xún)檔案信息的需求。在檔案館網(wǎng)頁(yè)上設(shè)立“專(zhuān)題館員咨詢(xún)園地”，公布專(zhuān)題館員的個(gè)人聯(lián)系信息，并借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提供多種在線咨詢(xún)服務(wù)。 

　�。�5）提供用戶(hù)利用檔案的指導(dǎo)與培訓(xùn)，定期或不定期地開(kāi)展各層次用戶(hù)的培訓(xùn)活動(dòng)，指導(dǎo)用戶(hù)充分利用檔案信息資源；經(jīng)常向用戶(hù)宣傳推廣檔案館的信息資源。專(zhuān)題館員制度的建立需要制定明確的工作目標(biāo)、詳盡的崗位職責(zé)、科學(xué)的考核方法和切實(shí)可行的激勵(lì)機(jī)制。高校檔案館可以根據(jù)自身的實(shí)際情況，確定是否實(shí)施該項(xiàng)制度。專(zhuān)題館員制度的實(shí)施不可能一蹴而就，需要不斷學(xué)習(xí)，一步一個(gè)腳印地扎實(shí)工作和毫不氣餒地努力爭(zhēng)取。筆者深信，高校檔案館只要以嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的態(tài)度推行該項(xiàng)制度，就一定能夠收到較好的效果，促進(jìn)高校檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新和檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用水平的提高。