將近70%的IT項(xiàng)目會(huì)超出預(yù)算或者是延期完成，究其原因，往往是缺乏良好的計(jì)劃、通暢的內(nèi)部溝通，以及合理的資源分配。

　　許多IT項(xiàng)目管理顧問和軟件提供商經(jīng)常抱怨，“甲方”總是一再犯下相同的錯(cuò)誤。不是IT小組沒有遵守標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目管理流程，就是沒有相應(yīng)的人員來開展項(xiàng)目，或者沒有評(píng)估有可能危及項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)，也沒有確定緩解這些風(fēng)險(xiǎn)的辦法等等。諸如此類的錯(cuò)誤還有一大堆，足以“致命”。

　　有業(yè)內(nèi)人士指出，若能避免這些最常見的IT項(xiàng)目管理陷阱，不但會(huì)提高項(xiàng)目的成功率，還能提高內(nèi)部客戶的滿意度，業(yè)務(wù)部門也會(huì)成為受益者。一個(gè)按時(shí)、按預(yù)算交付的系統(tǒng)，必將提升業(yè)務(wù)部門的競(jìng)爭力。

　　本文列出的14個(gè)最常見的項(xiàng)目管理錯(cuò)誤，將有助于發(fā)現(xiàn)IT項(xiàng)目在哪些環(huán)節(jié)易出現(xiàn)問題，以便采取某些措施來加以改進(jìn)。

　　第1個(gè)錯(cuò)誤

　　缺乏擁有相應(yīng)技能的技術(shù)人員。

　　影響：資源配置不當(dāng)名列最常見項(xiàng)目管理錯(cuò)誤的首位。要是沒有為項(xiàng)目配置相應(yīng)的人員，會(huì)毀了項(xiàng)目。

　　辦法：項(xiàng)目管理軟件廠商Primavera的CEO Joel Koppelman說：“成功完成項(xiàng)目的關(guān)鍵就是找到具有相應(yīng)技能的技術(shù)人員，再全面的規(guī)劃也解決不了人手不足的問題�！盜T和項(xiàng)目經(jīng)理需要完全了解項(xiàng)目所有相關(guān)人員的技能和工作量，其中包括顧問、承包商和外包商。因?yàn)榧幢闼麄儚氖碌墓ぷ髡嫉搅丝偭康暮艽笠徊糠�，技能評(píng)估環(huán)節(jié)也常常會(huì)忽視這群人。另外，IT和項(xiàng)目經(jīng)理知道了誰在從事什么工作以后，還要弄清楚如何針對(duì)眾多項(xiàng)目和日常工作來分配資源。

　　IT基礎(chǔ)設(shè)施咨詢公司GlassHouse Technologies的創(chuàng)辦人Richard Scannell說： “雖然項(xiàng)目管理方面有多種組織模式，但運(yùn)作起來都不咋樣。沒有簡單的辦法可以解決資源分配問題。協(xié)調(diào)好人員和項(xiàng)目的潛在辦法就是任命資源經(jīng)理來負(fù)責(zé)為每個(gè)項(xiàng)目指派人員，并確保人員合理分配到了諸個(gè)項(xiàng)目上。”

　　Scannell建議成立“專家小組”，專家小組的成員專門從事某個(gè)特定項(xiàng)目，在一年或者更長的時(shí)間內(nèi)不用承擔(dān)其他傳統(tǒng)的工作職責(zé)。

　　惠普公司軟件部門項(xiàng)目組合管理中心的Ken Cheney也建議，應(yīng)針對(duì)項(xiàng)目而不是針對(duì)某項(xiàng)任務(wù)來分配資源。

　　Cheney表示，如果很難為項(xiàng)目配備足夠人員，那么取消“可自由支配的”項(xiàng)目（比如與業(yè)務(wù)戰(zhàn)略不是緊密相關(guān)的項(xiàng)目），也許能騰出一些資源。另外，他建議分析IT人員正在從事的全部項(xiàng)目組合，剔出一些不是很要緊的項(xiàng)目，以減少人員配備。

　　第2個(gè)錯(cuò)誤

　　缺乏經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理。

　　影響：要是沒有合適的項(xiàng)目經(jīng)理來掌舵，項(xiàng)目很快就會(huì)失去控制。

　　辦法：聘請(qǐng)擁有管理資質(zhì)的項(xiàng)目經(jīng)理。

　　冠群公司北美區(qū)服務(wù)副總裁Matthew Strazza表示，優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理要具備過硬的“軟”技能，他們要知道如何讓會(huì)議順利進(jìn)行、管理風(fēng)險(xiǎn)以及如何應(yīng)對(duì)不同利益相關(guān)者，其中包括關(guān)注功能的業(yè)務(wù)人員、注重系統(tǒng)安全的IT人員，以及擔(dān)心預(yù)算的財(cái)務(wù)人員�！叭绻�你沒有解決好財(cái)務(wù)問題，沒有管理好每周的預(yù)算，沒有通知客戶所發(fā)生的任何變化，很快就會(huì)遇到麻煩。” Strazza說。

　　另外他補(bǔ)充說，優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理還要具備技術(shù)專長，熟悉所部署的任何一項(xiàng)技術(shù)。

　　第3個(gè)錯(cuò)誤

　　IT部門沒有一套標(biāo)準(zhǔn)且可重復(fù)的項(xiàng)目管理流程。

　　影響：缺乏一套方法會(huì)加大項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)忽視與項(xiàng)目相關(guān)的任務(wù)，最后項(xiàng)目可能不得不推倒重來，以至于項(xiàng)目無法按時(shí)按預(yù)算完成。

　　辦法：一套管理方法可以有效管理項(xiàng)目，并且讓項(xiàng)目的參與者清楚明白地執(zhí)行項(xiàng)目有關(guān)的所有活動(dòng)。

　　項(xiàng)目組合管理解決方案提供商Métier的CEO Douglas Clark建議制訂可重復(fù)的流程，用于確定范圍、安排進(jìn)度、分配資源及與利益相關(guān)者之間的溝通。他說：“這些是需要首先掌控的方面，因?yàn)樗鼈兛赡軙?huì)給你帶來最大的回報(bào)。”

　　第4個(gè)錯(cuò)誤

　　IT部門受制于僵硬的程序。

　　影響：過于僵硬的程序使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)缺乏靈活性，而缺乏靈活性讓利益相關(guān)者覺得沮喪。

　　辦法：保持靈活，并與項(xiàng)目發(fā)起人和利益相關(guān)者進(jìn)行溝通。

　　紐約市咨詢公司Intellilink Solutions的總經(jīng)理Fumi Kondo曾經(jīng)看到過軟件開發(fā)人員與項(xiàng)目經(jīng)理之間的一次交流，“開發(fā)人員告訴項(xiàng)目經(jīng)理，不需要額外工作量，他就可以為應(yīng)用軟件添加額外功能。但項(xiàng)目經(jīng)理告訴開發(fā)人員不要添加，因?yàn)橛脩舨�沒有要求這些功能。如果是我自己，我會(huì)去跟用戶多溝通，看看這些功能是否有用，只要不影響預(yù)算或者進(jìn)度，提供更多的功能沒什么不好�！�

　　第5個(gè)錯(cuò)誤

　　沒有跟蹤項(xiàng)目出現(xiàn)的變化。

　　影響：項(xiàng)目預(yù)算激增，進(jìn)度一再延遲。

　　辦法：遵循正規(guī)的變更請(qǐng)求流程。

　　Strazza建議，誰要求變更項(xiàng)目范圍（比如添加特性或者功能），誰就要在范圍變更文檔中解釋清楚具體的變更，項(xiàng)目經(jīng)理要確定該請(qǐng)求對(duì)預(yù)算和進(jìn)度會(huì)有何影響。項(xiàng)目發(fā)起人需要在范圍變更請(qǐng)求上簽字。

　　第6個(gè)錯(cuò)誤

　　缺少項(xiàng)目狀況方面的最新數(shù)據(jù)。

　　影響：無法衡量，也就無法管理，也就無法調(diào)配資源或者應(yīng)對(duì)項(xiàng)目范圍變化。

　　辦法：使用相關(guān)軟件。

　　第7個(gè)錯(cuò)誤

　　忽視出現(xiàn)的問題。

　　影響：問題是不會(huì)自行解決的。你忽視問題的時(shí)間越長，問題只會(huì)變得越嚴(yán)重，最終會(huì)增加項(xiàng)目的成本。

　　辦法：問題一出現(xiàn)，就要盡快調(diào)動(dòng)盡可能多的利益相關(guān)者一起來解決問題。

　　第8個(gè)錯(cuò)誤

　　沒有花時(shí)間來確定項(xiàng)目范圍。

　　影響：如果業(yè)務(wù)和IT部門事先沒有明確項(xiàng)目的范圍，項(xiàng)目到頭來很可能會(huì)失控。另外，IT部門也缺乏按時(shí)按預(yù)算完成項(xiàng)目、滿足業(yè)務(wù)部門預(yù)期目標(biāo)所需的明確方向。

　　辦法：針對(duì)定義不明確的項(xiàng)目，最好的辦法就是拿出商業(yè)方案、確定項(xiàng)目范圍。

　　第9個(gè)錯(cuò)誤

　　沒有看到項(xiàng)目之間的依賴關(guān)系。

　　影響：項(xiàng)目不是彼此孤立的，它們常常依賴同時(shí)開展的其他項(xiàng)目。如果項(xiàng)目經(jīng)理看不到項(xiàng)目之間的依賴關(guān)系——比如一個(gè)項(xiàng)目需要另一個(gè)項(xiàng)目的人員參與，項(xiàng)目進(jìn)度就會(huì)耽誤。這種耽誤會(huì)對(duì)所有項(xiàng)目帶來連鎖反應(yīng)。

　　辦法：項(xiàng)目規(guī)劃期間就要考慮到項(xiàng)目之間的依賴關(guān)系，與利益相關(guān)者交談，并且繪制項(xiàng)目的示意圖，這有助于找出項(xiàng)目之間的依賴關(guān)系。

　　第10個(gè)錯(cuò)誤

　　沒有考慮到“墨菲定理”。

　　影響：一旦某些“事故”出現(xiàn)，就會(huì)影響到IT部門。往往在IT部門收拾意料之外的殘局時(shí)，項(xiàng)目已偏離了軌道。

　　辦法：執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，這是項(xiàng)目規(guī)劃的一個(gè)環(huán)節(jié)。整個(gè)團(tuán)隊(duì)群策群力，考慮可能會(huì)發(fā)生什么事情導(dǎo)致項(xiàng)目延遲或者偏離方向，或者無法滿足預(yù)期需求。然后，找到緩解這些風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策。

　　Primavera公司的CEO Koppelman說： “如果大家坐下來考慮一下潛在風(fēng)險(xiǎn)，就會(huì)列出相當(dāng)多的風(fēng)險(xiǎn)。這項(xiàng)工作不需要很長時(shí)間，卻對(duì)項(xiàng)目上馬之前明白項(xiàng)目的薄弱環(huán)節(jié)大有幫助�！�

　　Scannell舉例說，曾經(jīng)有一家英國企業(yè)準(zhǔn)備把大型機(jī)搬到新的數(shù)據(jù)中心。IT小組在周六用一整天的時(shí)間來拆卸大型機(jī)，以便次日能搬到新的數(shù)據(jù)中心。周日，IT部門帶著大型機(jī)在前往新數(shù)據(jù)中心的路上，遇到了游行活動(dòng)，因道路封鎖而到不了目的地。他們只好開車返回原來的數(shù)據(jù)中心，重新把大型機(jī)裝了回去。這就是缺乏規(guī)劃預(yù)案導(dǎo)致IT部門做不必要工作的典型案例。

　　第11個(gè)錯(cuò)誤

　　漠視變更管理。

　　影響：要是用戶不采用新技術(shù)，那么為了交付新的IT功能而投入再多的時(shí)間、資金和精力，也是白費(fèi)力氣。

　　辦法：項(xiàng)目規(guī)劃階段，事先抽出時(shí)間考慮項(xiàng)目可能會(huì)在哪些方面遇到阻力，并且考慮好應(yīng)對(duì)阻力的辦法。還要找出哪些利益相關(guān)者的工作會(huì)受到新功能的影響，并且計(jì)劃好如何向他們說明流程和工作流方面出現(xiàn)的變化。

　　應(yīng)該明白，不是所有變更都是不好的。

　　第12個(gè)錯(cuò)誤

　　項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃不完整。

　　影響：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員不知道應(yīng)當(dāng)何時(shí)交付什么樣的成果，這樣一來就很難按時(shí)完成項(xiàng)目。

　　辦法：要為項(xiàng)目安排進(jìn)度報(bào)告，一個(gè)簡便的方法就是確定完成項(xiàng)目涉及的所有活動(dòng)（比如確定范圍、征集需求、進(jìn)行測(cè)試及實(shí)施），然后根據(jù)項(xiàng)目的最后期限為這些活動(dòng)確定相應(yīng)的預(yù)定日期。項(xiàng)目管理軟件有助于安排進(jìn)度。

　　第13個(gè)錯(cuò)誤

　　IT部門沒有要求延長不合理的最后期限。

　　影響：IT部門很可能面臨失敗，落下無法按時(shí)交付項(xiàng)目的壞名聲。IT部門會(huì)力求在CEO規(guī)定的項(xiàng)目最后期限之前完工。但不注意項(xiàng)目的依賴關(guān)系和總體計(jì)劃只會(huì)帶來更多的問題，從而更難按時(shí)交付。

　　辦法：IT管理人員要向CEO解釋，需要多少成本和資源才能在這個(gè)最后期限之前按時(shí)完工，并且讓CEO在成本、范圍和進(jìn)度之間進(jìn)行選擇。

　　第14個(gè)錯(cuò)誤

　　與項(xiàng)目發(fā)起人和利益相關(guān)者沒有溝通好。

　　影響：IT部門滿足不了預(yù)期需求。如果IT部門把數(shù)千行數(shù)據(jù)描述系統(tǒng)功能和規(guī)格的電子表格交給業(yè)務(wù)部門，就有可能讓業(yè)務(wù)部門對(duì)項(xiàng)目范圍或者系統(tǒng)需求產(chǎn)生誤解。因?yàn)闃I(yè)務(wù)人員沒有時(shí)間去查看這么詳細(xì)的技術(shù)文檔。

　　辦法：讓到時(shí)會(huì)受到影響或者參與項(xiàng)目的每個(gè)利益相關(guān)者都大體上了解整個(gè)項(xiàng)目從設(shè)計(jì)到實(shí)施的過程。重點(diǎn)突出需要與業(yè)務(wù)部門聯(lián)系的活動(dòng)，并且解釋為什么需要業(yè)務(wù)部門的參與。IT部門需要投入更多的精力向業(yè)務(wù)部門介紹執(zhí)行項(xiàng)目涉及哪些步驟。