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水利基本建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案資料管理規(guī)定

2013-09-24 11:07    【  【打印】【我要糾錯(cuò)】

  第一章 總則

  第一條 為了切實(shí)抓好水利基本建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案資料(以下簡稱水利工程檔案)管理工作,充分發(fā)揮檔案資料在水利工程建設(shè)、管理、運(yùn)行、維護(hù)、改建、擴(kuò)建等工作中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定,結(jié)合水利基本建設(shè)項(xiàng)目(工程)的具體情況,制定本規(guī)定。

  第二條 水利工程檔案工作是水利基本建設(shè)工作的重要組成部份,必須將其納入基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的全過程,按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則,建立相應(yīng)機(jī)構(gòu)或配專人做好這一工作。

  第三條 水利工程檔案是水利科技檔案的重要組成部分,是專業(yè)技術(shù)人員勞動(dòng)智慧的結(jié)晶,它產(chǎn)生于整個(gè)水利基本建設(shè)全過程,包括從項(xiàng)目提出、可行性研究、設(shè)計(jì)、決策、招(投)標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行(使用)等過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計(jì)算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。

  第四條  本規(guī)定適用于所有大、中、小型水利基本建設(shè)項(xiàng)目(工程),同時(shí)也適用于各單位辦公樓、宿舍樓等小型基本建設(shè)項(xiàng)目與改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造項(xiàng)目。

  第二章 檔案資料的管理

  第五條 各級(jí)基建部門應(yīng)積極配合檔案管理部門,認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé),共同抓好本單位和本系統(tǒng)的水利工程檔案工作。

  第六條 水利工程檔案工作的進(jìn)程要與工程建設(shè)進(jìn)程同步。即所有基本建設(shè)項(xiàng)目,從立項(xiàng)時(shí),就應(yīng)開始進(jìn)行文件材料的收集、積累和整理工作;簽訂勘測、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等協(xié)議(合同)時(shí),要對(duì)水利工程檔案(包括竣工圖)的質(zhì)量、份數(shù)和移交工作提出明確要求;檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí),要同時(shí)檢查水利工程檔案的收集、整理情況;進(jìn)行單元與分部工程質(zhì)量等級(jí)評(píng)定和工程驗(yàn)收(包括單位工程與階段和竣工驗(yàn)收)時(shí),要同時(shí)驗(yàn)收應(yīng)歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量,并在驗(yàn)收后,及時(shí)整理歸檔。整個(gè)項(xiàng)目的歸檔工作,應(yīng)在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成(項(xiàng)目尾工的歸檔工作,應(yīng)在尾工完成后的一個(gè)月內(nèi)完成)。

  第七條 水利基本建設(shè)項(xiàng)目(工程)在各階段工程質(zhì)量評(píng)定和竣工時(shí),水利工程檔案(特別是竣工圖)達(dá)不到規(guī)定要求的,不能算完成施工任務(wù),不得進(jìn)行鑒定驗(yàn)收;

  在規(guī)定期限內(nèi)未完成歸檔任務(wù)的基本建設(shè)項(xiàng)目,不得評(píng)為優(yōu)質(zhì)工程。

  第八條 水利工程檔案的整理質(zhì)量,應(yīng)是衡量工程(項(xiàng)目)勘測、設(shè)計(jì)、研究、施工、監(jiān)理等工作質(zhì)量的重要內(nèi)容。因此有關(guān)單位在未完成歸檔工作(辦理移交手續(xù))前,建設(shè)單位不得返還其扣留的工程(項(xiàng)目)質(zhì)量保證金。對(duì)于歸檔質(zhì)量優(yōu)良的有關(guān)單位或責(zé)任人,建設(shè)單位可予以適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。

  第九條 工程技術(shù)人員應(yīng)將本職工作中形成的有關(guān)工程的各種材料按檔案部門的要求進(jìn)行收訂、整理和立卷。各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)此工作的督促檢查。未完成歸檔任務(wù)的,不算完成工作任務(wù),更不能申報(bào)有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)(項(xiàng)目)。工作調(diào)動(dòng)前必須交清有關(guān)檔案資料(對(duì)于可告一段落的項(xiàng)目,還應(yīng)按要求完成有關(guān)材料的立卷歸檔工作),否則,不能調(diào)動(dòng)工作。

  第十條 各有關(guān)單位(包括建設(shè)、管理、監(jiān)理、施工、勘察設(shè)計(jì)等單位和工程現(xiàn)場指揮機(jī)構(gòu),以下同)必須有一位負(fù)責(zé)人分管檔案工作。建設(shè)單位要對(duì)水利工程檔案負(fù)全責(zé),其他有關(guān)單位也要各負(fù)其責(zé)。大、中型建設(shè)項(xiàng)目,特別是國家和省、部級(jí)的重點(diǎn)工程,建設(shè)單位在建設(shè)初期就必須設(shè)立檔案室,落實(shí)檔案專職人員,負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理有關(guān)工程建設(shè)的全部檔案資料,并對(duì)有關(guān)業(yè)務(wù)部門檔案資料的整理工作進(jìn)行指導(dǎo);管理單位也應(yīng)在組建初期建立健全檔案工作,為接收工程檔案資料創(chuàng)造條件。

  第十一條 興建國家重點(diǎn)水利基本建設(shè)項(xiàng)目時(shí),均應(yīng)設(shè)計(jì)建設(shè)與工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合要求的專用檔案資料庫房(具體標(biāo)準(zhǔn)可參見《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》),并為檔案保管與利用配置必要的裝具和設(shè)備;其他水利基本建設(shè)項(xiàng)目,也應(yīng)為檔案工作解決所需的庫房、裝具和設(shè)備。其費(fèi)用可分別列入工程總概算的管理房屋建筑工程項(xiàng)目類和生產(chǎn)準(zhǔn)備費(fèi)中。

  第十二條 各有關(guān)單位,要采取有效措施強(qiáng)化檔案部門參加設(shè)備開箱工作,特別要做好引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備資料和圖氏的收集與整理工作。對(duì)于通過其他途徑獲得的與引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備有關(guān)的檔案資料也應(yīng)及時(shí)移交給檔案資料部門統(tǒng)一管理,以確保有關(guān)文件材料的完整與安全。

  第十三條 建立水利工程檔案管理登記制度,所有項(xiàng)目的建設(shè)與管理單位均應(yīng)按期向上級(jí)主管單位的檔案部門報(bào)送《建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理情況登記表》(具體要求詳見附件1)。

  第十四條 檔案資料部門在加強(qiáng)收集工作的同時(shí),要大力開展編研工作,完善提供利用手段與措施,努力提高管理水平,積極為生產(chǎn)一線提供服務(wù),以充分發(fā)揮檔案資料的作用。對(duì)于不能或暫不能公開的檔案資料,應(yīng)按有關(guān)單位提出的利用范圍,做好保密工作;對(duì)已超過保管期限的水利工程檔案,應(yīng)按《水利部科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》進(jìn)行鑒定、銷毀。

  第三章 工程檔案資料的整理、匯總與移交

  第十五條 水利工程檔案必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),并做到字跡清楚、圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備,圖片、照片等還要附以有關(guān)情況說明,所有歸檔材料不得使用圓珠筆、鉛筆和紅墨水等易褪色材料書寫(包括擬寫、修改、補(bǔ)充、注釋或簽名)。

  第十六條 水利基本建設(shè)前期工作(如勘測、設(shè)計(jì)、科研等)產(chǎn)生的檔案資料,除依據(jù)合同必須向委托或建設(shè)單位提供的材料和有關(guān)成果外,其余部分均應(yīng)向產(chǎn)生單位的檔案部門歸檔。

  第十七條 竣工圖是工程的實(shí)際反映,是水利工程檔案的重要組成部分,必須做到圖物相符。施工單位一定要在施工過程中,認(rèn)真做好施工記錄、檢測記錄、交接驗(yàn)收記錄和簽證,整理好變更文件(單獨(dú)立卷),按規(guī)定及時(shí)編制好竣工圖。所有竣工圖必須由施工單位的圖標(biāo)上方加蓋竣工圖章(竣工圖章的內(nèi)容與規(guī)格詳見附件2),并履行簽字手續(xù)后,才能作為竣工圖保存?⒐D的編制形式和深度可按以下情況區(qū)別對(duì)待:

  1、凡按圖施工,沒有變動(dòng)的,可利用原施工圖作為竣工圖。

  2、凡在施工中,雖有一般性設(shè)計(jì)變更,但能在原施工圖上修改、補(bǔ)充的,可由施工單位在原施工圖(必須是新蘭圖)上注明修改部分與修改依據(jù)和施工說明后,作為竣工圖。

  3、凡結(jié)構(gòu)改變、工藝改變、平面布置改變、項(xiàng)目改變以及有其他重大變更,原施工圖不能代替或利用的,必須重新繪制竣工圖。

  第十八條反映建設(shè)項(xiàng)目過程的圖片、照片(包括底片)、錄音、錄像等聲像材料,是水利工程檔案的重要內(nèi)容,應(yīng)按其種類分別整理、立卷,并應(yīng)對(duì)每個(gè)畫面附以比較詳細(xì)的語言或文字說明。有關(guān)單位特別是施工單位從施工初期就應(yīng)指定專人負(fù)責(zé),認(rèn)真做好記錄并隨時(shí)加以整理、注釋。大中型建設(shè)項(xiàng)目,特別是重點(diǎn)工程的重大事件、事故,必須有完整的文字和聲像材料,否則不予驗(yàn)收。

  第十九條 水利工程檔案的移交應(yīng)履行簽字手續(xù),并按以下原則進(jìn)行:

  1、基本建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行總承包的,各分包單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)的檔案資料,然后交總包單位匯總、整理,再統(tǒng)一向建設(shè)單位與工程管理單位移交;

  2、基本建設(shè)項(xiàng)目由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的,各承包單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理所包工程的檔案資料,并由建設(shè)單位匯總,或由建設(shè)單位委托一個(gè)承包單位負(fù)責(zé)匯總、整理后,再向建設(shè)單位和工程管理單位移交。

  3、基本建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行監(jiān)理制度的,由各有關(guān)單位按以上原則匯總、整理后交監(jiān)理部門審查,經(jīng)審查合格后的案卷,再向建設(shè)單位和工程管理單位移交。

  第二十條 竣工圖一般不得少于三套:一套交工程管理單位檔案部門,一套交管理單位負(fù)責(zé)運(yùn)行維護(hù)的業(yè)務(wù)部門;一套交工程建設(shè)單位檔案部門(當(dāng)建設(shè)單位就是管理單位時(shí),可少交一套);凡關(guān)系到全國性或某些城市規(guī)劃的重要項(xiàng)目,還需按國家檔案局的規(guī)定,增交一套給有關(guān)檔案館。集資或合資興建的項(xiàng)目,可由建設(shè)單位根據(jù)實(shí)際情況增加竣工圖的份數(shù)。

  第四章 歸檔范圍和保管期限表

  第二十一條 水利基本建設(shè)項(xiàng)目(工程)文件材料的歸檔范圍與保管期限,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《水利基本建設(shè)項(xiàng)目(工程)文件材料歸檔范圍和保管期限表》(附件3)。表中如規(guī)定需由若干單位保存的文件材料,只有一份時(shí),則由工程(項(xiàng)目)的產(chǎn)權(quán)單位保存原件(多家產(chǎn)權(quán)的,由投資多的一方保存原件),其他單位保存復(fù)印件。

  第二十二條 有特殊要求的建設(shè)項(xiàng)目,在正式開工前,建設(shè)單位可參照附件3,根據(jù)工程特點(diǎn)、規(guī)模和工程全過程將要產(chǎn)生的文件材料,規(guī)定出比較詳細(xì)的歸檔范圍和保管期限表,直接印發(fā)給工程各有關(guān)單位,同時(shí)抄送給主管機(jī)關(guān)的檔案部門。

  第五章 水利工程檔案的竣工驗(yàn)收

  第二十三條 水利工程檔案的竣工驗(yàn)收(包括初步驗(yàn)收,以下同),應(yīng)在基本建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收委員會(huì)(或驗(yàn)收小組,以下同)的領(lǐng)導(dǎo)下,與工程(項(xiàng)目)驗(yàn)收同步或提前進(jìn)行。

  第二十四條 各級(jí)水利部門在組織水利工程竣工驗(yàn)收時(shí),要通知相應(yīng)的檔案管理部門作為驗(yàn)收委員會(huì)成員參加驗(yàn)收工作。國家重點(diǎn)工程由國家檔案局和水利部檔案部門參加;部屬重點(diǎn)工程由水利部和有關(guān)流域機(jī)構(gòu)的檔案部門參加;水利部投資比例較大的省屬重點(diǎn)工程由水利部或有關(guān)流域機(jī)構(gòu)和省級(jí)水利廳(局)的檔案部門參加;其他的省屬重點(diǎn)工程由省檔案局和各省級(jí)水利廳(局)的檔案管理部門參加;一般的地方水利工程由有關(guān)地、市、縣檔案局和水利局的檔案部門參加;小型水利工程等其他項(xiàng)目則由項(xiàng)目建成后的產(chǎn)權(quán)單位的檔案部門參加。

  第二十五條 工程(項(xiàng)目)竣工驗(yàn)收前,建設(shè)單位應(yīng)組織施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、管理等單位的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、工程技術(shù)人員和檔案管理人員,依據(jù)本規(guī)定對(duì)水利工程檔案的收集、整理、歸檔等工作,特別是竣工圖的編制與整理情況,進(jìn)行一次徹底的檢查,并寫出自檢報(bào)告(具體內(nèi)容參見本規(guī)定第二十八條),在申請(qǐng)工程(項(xiàng)目)驗(yàn)收時(shí),一并報(bào)送給驗(yàn)收主管單位,并抄送驗(yàn)收主管單位的檔案部門。

  第二十六條 工程(項(xiàng)目)竣工驗(yàn)收時(shí),應(yīng)由參加驗(yàn)收的檔案人員和建設(shè)、監(jiān)理、管理、施工等單位的檔案人員與工程技術(shù)人員組成檔案資料驗(yàn)收組。大、中型建設(shè)

  項(xiàng)目要在驗(yàn)收工作結(jié)束時(shí)寫出驗(yàn)收專題報(bào)告(此報(bào)告應(yīng)作為工程竣工驗(yàn)收鑒定書的附件,并將主要內(nèi)容反映到鑒定書中);一般工程也應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收鑒定書中反映出有關(guān)檔案資料的情況與評(píng)價(jià)意見。

  第二十七條 檔案資料驗(yàn)收組,應(yīng)通過聽匯報(bào)(工程建設(shè)與檔案資料管理概況和竣工檔案資料自檢報(bào)告)、參觀工程建設(shè)現(xiàn)場(了解工程結(jié)構(gòu)及生產(chǎn)流程)、抽查有

  關(guān)檔案資料(重點(diǎn)抽查竣工圖的質(zhì)量)等多種方式進(jìn)行檔案資料的檢查驗(yàn)收。其中抽查工程檔案資料的比例:有關(guān)文字材料不得少于案卷總數(shù)的10%;竣工圖不得少于總張數(shù)的15%.第二十八條 檔案資料驗(yàn)收組的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括以下內(nèi)容:

  1、檔案資料工作概況:檔案資料工作管理體制(包括機(jī)構(gòu)、人員等)和檔案保管條件(包括庫房、設(shè)備等)及有關(guān)檔案資料的形成、積累、整理(立卷)情況,其中包括項(xiàng)目單位、單項(xiàng)工程數(shù)和產(chǎn)生檔案資料總數(shù)(卷、冊(cè)、張)。

  2、竣工圖的編制情況與質(zhì)量。

  3、檔案資料的移交情況,并注明已移交的卷(冊(cè))數(shù)、圖紙張數(shù)等有關(guān)數(shù)字。

  4、對(duì)檔案資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性的評(píng)價(jià)及檔案資料在施工、試運(yùn)行和管理工作中發(fā)揮作用的情況。

  5、檔案資料工作中存在的問題、解決措施及對(duì)整個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收產(chǎn)生的影響。

  第六章 附則

  第二十九條 本規(guī)定由水利部負(fù)責(zé)解釋。

  第三十條 本規(guī)定自公布之日起施行。

責(zé)任編輯:莫回頭
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